Para los profesionales de Monitoreo y Evaluación que desean un sistema de recolección de datos efectivo pero no saben por dónde empezar

En el pasado, discutimos cómo ActivityInfo puede usarse para Monitoreo y Evaluación o Seguimiento y Evaluación y analizamos cómo varias características del sistema pueden facilitar el trabajo del oficial de M&E. En este artículo, nos sumergimos en un enfoque más avanzado y detallado para ayudarlo a transformar su plan de M&E en un sistema eficaz de recolección de datos.

Si está interesado en un tutorial más completo sobre cómo crear un sistema completo de recopilación de datos para las actividades de Monitoreo y Evaluación, comuníquese con nosotros para expresar su interés en nuestros próximos cursos en línea.

Por tanto, comencemos por analizar algunos componentes importantes para un sistema eficaz de recopilación de datos de Monitoreo y Evaluación.

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Comprender la estructura de gestión de la información en su programa de seguimiento y evaluación.

Antes de comenzar, es esencial comprender bien todos los procesos de gestión de la información relacionados con su programa de M&E. Cree una lista de todos los actores involucrados en reportar datos o interesados en los resultados y el progreso de las actividades. Luego, trace un mapa de cómo la información fluye actualmente de cada departamento, oficina de campo o colega a otro y eventualmente a usted. Si planea unificar todos estos datos para obtener información valiosa y mostrar el impacto de su programa, es importante descubrir dónde reside cada tipo de información y quién es responsable de proporcionarla.

Es posible que se dé cuenta de que la información proviene de varias fuentes y que cada departamento u oficina de campo está utilizando un sistema diferente para recopilar y almacenar la información relacionada con sus propios objetivos y metas. Ahí reside la posibilidad de agilizar el proceso general de recopilación de datos.

Su objetivo es asegurarse de que todos los datos te lleguen en un formato estructurado y en el momento designado ya que esto le permitirá sintetizarlos y rápidamente llegar a conclusiones. Al mismo tiempo, puede ofrecer a todas las partes involucradas la posibilidad de aprovechar el mismo sistema para mostrar su contribución en relación con el programa y sus propios objetivos también.

Para lograrlo, puede solicitar a todos sus socios que agreguen su información en un único sistema que se diseñará para satisfacer los requisitos de gestión de la información de todas las partes. Esto puede reducir el tiempo dedicado a mover datos de un sistema a otro y la consiguiente fricción en el proceso de recopilación de datos.

Cree un inventario de indicadores basado en su plan de M&E

El siguiente paso es examinar más de cerca el plan de M&E y los productos, resultados e impacto general del programa. El Marco Lógico o el Marco de Resultados será su guía aquí. La clave en este proceso es comprender exactamente qué datos le ayudarán a alcanzar los números para su marco. Para lograr esto, debe detectar cualquier indicador de alto nivel que deba analizarse más a fondo, identificar los porcentajes y, finalmente, determinar los números exactos que necesita rastrear. Para obtener más información sobre los niveles de análisis, consulte un artículo que analiza cómo debe abordar los indicadores al diseñar su plan de recopilación de datos.

Cuando tenga una lista completa de indicadores, puede reorganizar su Marco Lógico o el Marco de Resultados basándose en él. La jerarquía de la información necesaria en los marcos lógicos/marcos de resultados es de arriba hacia abajo; para la recopilación de datos, debemos abordar el proceso de abajo hacia arriba.

Empiece por enumerar los indicadores y luego agregue la Actividad relacionada con cada uno de ellos.

El siguiente paso es decidir los desgloses que se utilizarán para recopilar datos relacionados con estos indicadores. Para decidir esto, tenga en cuenta no solo los objetivos de su programa de M&E, sino también los intereses de todas las partes involucradas. El ejercicio de mapeo del paso uno puede ayudarlo a identificar quién es cada parte interesada y qué tipo de datos necesitan ver.

Ejemplo de desgloses:

• Puede haber requisitos específicos de los donantes para los números informados además de los requisitos del programa.
• Puede ser necesario un desglose adicional porque una oficina de campo necesita esta información para sus propios objetivos de seguimiento.
• Piense en la frecuencia de los informes (mensual, quincenal, semanal, diario) y si también se necesitan datos de ubicación.
• Si recopila datos de ubicación, decida qué tan precisos deben ser estos datos; ¿Necesita, por ejemplo, la ubicación a nivel de sitio o a nivel de provincia?
• Piense en categorías demográficas que podrían crear más requisitos de desagregación. Luego, anote quién proporcionará estos números. ¿Va a ser otro departamento, una oficina de campo o necesitará importar los registros que le envíen otros colegas, por ejemplo? Piense también en cuestiones de confidencialidad; ¿Hay departamentos o colegas que necesitan mantener algunos datos ocultos entre sí?

Después de esta preparación, puede comenzar a diseñar estrategias para el sistema y los formularios de recopilación de datos reales.

Piense en la estructura del sistema de recopilación de datos en relación con su plan y equipo de Monitoreo y Evaluación.

Otra elección que debe tomar es si utilizará un formulario para recopilar todos los datos relacionados con sus indicadores o muchos. Esto depende de la estructura de los equipos de informes y de cuán incongruentes sean los indicadores que debe recopilar.

Entonces, si, por ejemplo, el mismo equipo informará sobre indicadores similares, entonces un formulario podría ser suficiente y puede garantizar que se eviten las superposiciones de datos. Por otro lado, si hay varios equipos que recopilan datos muy diferentes, entonces tendría sentido utilizar más formularios.

Una de las mejores prácticas y consejos que damos es utilizar la menor cantidad posible de formularios de recopilación de datos.

Dé vida a su sistema de recopilación de datos de M&E

Si siguió todos los pasos, ahora está listo para darle vida a su sistema. Si está utilizando ActivityInfo para su sistema de recopilación de datos, las siguientes características pueden garantizar un proceso impecable:

Plantilla de base de datos de varios socios para un control total del acceso

Si está trabajando con muchos socios, como oficinas de campo, y necesita administrar su acceso a los datos reportados para sus actividades de M&E, la plantilla de base de datos de múltiples socios ofrece roles de usuario y permisos diseñados específicamente para este caso.

Puede crear equipos bajo una organización asociada y asegurarse de que cada equipo informe, vea o administre los datos o incluso los formularios de su propia organización. Al mismo tiempo, en un nivel superior se puede acceder a toda esta información para generar los informes requeridos.

El beneficio de tener todos los equipos o departamentos informando en una sola base de datos basada en la web es que toda la información se puede encontrar en un solo lugar, siempre está actualizada con la última información reportada y cada actor puede acceder y trabajar con los datos que son más interesantes para ellos, ya sea a un nivel alto o bajo.

Formularios de referencia para listas de opciones estándar

Puede crear formularios para enumerar varias opciones que se pueden usar como respuestas y hacer referencia a ellas en sus formularios de recopilación de datos. Esto permite a los socios seleccionar una opción de estas listas al informar. De esta forma, ahorran tiempo y usted evita respuestas mal escritas, ya que sus respuestas solo se pueden elegir de la lista preseleccionada que se les presentará.

Geodatabase y GPS para datos de ubicación precisos y armonizados

Si necesita recopilar puntos geográficos específicos para mostrar datos en mapas en detalle, los socios que están informando pueden usar el GPS de su dispositivo para capturar su ubicación o agregar manualmente las coordenadas de una ubicación.

Además, ofrecemos una geodatabase a la que sus formularios pueden hacer referencia. De esta manera, los socios pueden seleccionar la ubicación para la que informan desde allí. La geodatabase incluye todos los niveles administrativos, por lo que si, por ejemplo, un socio informa de una aldea, puede agregar hacia arriba para ver los resultados generales en una provincia.

Subformularios para reportar frecuencias

Si durante la fase de desglose identificó la necesidad de informes repetitivos, los subformularios son otra característica que puede ser útil. Con los subformularios, los socios informantes ahorran tiempo porque solo necesitan agregar la información relacionada con cada período en lugar de repetir los detalles relacionados con la actividad que siguen siendo los mismos.

Reglas de relevancia y validación

Con las reglas de relevancia, las preguntas aparecen a los socios informantes sólo cuando son relevantes para ellos en función de sus respuestas anteriores. Esto ahorra tiempo y simplifica la recopilación de datos para todos. Además, las reglas de validación aseguran que una respuesta sea aceptada solo si sigue las reglas específicas que ha establecido.

Potenciar el proceso de recopilación de datos

Para que este sistema funcione para todos los actores, debe abordar los desafíos que enfrentan. El proceso de recopilación de datos puede ser una tarea desafiante para algunos socios, especialmente si están trabajando en entornos con recursos limitados.

Ofrecer una herramienta de entrada de datos fácil de usar, una aplicación de recopilación de datos móviles, capacidades de recopilación de datos fuera de línea y sesiones de capacitación inclusivas puede beneficiar a todos los que cooperan en el sistema. ActivityInfo se ha diseñado teniendo esto en cuenta. Eche un vistazo a algunas ideas de materiales de capacitación que puede diseñar y compartir con los socios para ayudarlos a comenzar con la recopilación de datos.

Supervisar el proceso de recopilación de datos

Finalmente, para asegurarse de que todo va según lo planeado, debe tener varias herramientas en sus manos para monitorear el proceso de recolección de datos. Por ejemplo, es posible que deba bloquear los informes para períodos de informes específicos para asegurarse de que no se agreguen ni modifiquen datos nuevos. Además, debería poder tener una descripción general completa de las acciones de recopilación de datos en las bases de datos para que pueda detectar fácilmente los cambios no solicitados.

Evalúe su progreso y establezca una buena relación compartiendo los resultados

Por último, cuando comience la recopilación de datos, puede felicitarse por haber creado un sistema tan exigente. Pero su trabajo puede mejorarse y apoyarse aún más.

Asegúrese de compartir los resultados de las actividades del programa tanto internamente con todos los socios informantes como externamente con el público. Utilice herramientas integradas para compartir y publicar informes o integre con software de visualización para crear paneles de control avanzados para que sus socios, donantes y el mundo los vean.

No olvide combinar los resultados con las conclusiones, los conocimientos y las recomendaciones de su evaluación. Esto no sólo motivará a sus socios a seguir trabajando en un sistema común, sino que también apoyará sus esfuerzos de transparencia y promoción.

¡Buena suerte!

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