Aux professionnels du suivi et de l'évaluation qui veulent un système de collecte de données efficace mais ne savent pas par où commencer

Dans le passé, nous avons discuté de la manière dont ActivityInfo peut être utilisé pour le suivi et l'évaluation et nous avons examiné comment diverses fonctionnalités du système peuvent faciliter le travail du responsable du S&E. Dans cet article, nous plongeons dans une approche plus avancée et détaillée pour vous aider à transformer votre plan de S&E en un système efficace de collecte de données.

Si vous êtes intéressé par une procédure plus approfondie sur la création d'un système complet de collecte de données pour les activités de suivi et d'évaluation, veuillez nous contacter pour exprimer votre intérêt pour nos prochains cours en ligne.

Commençons donc par examiner certains éléments importants pour un système efficace de collecte de données de S&E.

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Comprendre la structure de gestion de l'information dans votre programme de suivi et évaluation

Avant de commencer, il est essentiel d'avoir une bonne compréhension de tous les processus de gestion de l'information liés à votre programme de S&E. Créez une liste de tous les acteurs impliqués dans la communication des données ou intéressés par les résultats et les progrès des activités. Ensuite, cartographiez la manière dont les informations circulent actuellement de chaque département, bureau extérieur ou collègue à un autre et éventuellement à vous. Si vous prévoyez d'unifier toutes ces données pour obtenir des informations précieuses et mettre en valeur l'impact de votre programme, il est important de savoir où réside chaque type d'information et qui est responsable de la fournir.

Vous vous rendrez peut-être compte que les informations proviennent de diverses sources et que chaque département ou bureau extérieur utilise un système différent pour collecter et stocker les informations liées à leurs propres objectifs et buts. C'est là une chance de rationaliser le processus global de collecte de données.

Votre objectif est de vous assurer que toutes les données vous parviennent dans un format structuré et à l'heure indiquée car cela vous permettra de les synthétiser et de tirer rapidement des conclusions. Dans le même temps, vous pouvez offrir à toutes les parties impliquées la possibilité de tirer parti du même système pour présenter leur contribution par rapport au programme et à leurs propres objectifs.

Pour y parvenir, vous pouvez demander à tous vos partenaires d'ajouter leurs informations dans un système unique qui sera conçu de manière à répondre aux besoins de gestion de l'information de toutes les parties. Cela peut réduire le temps passé à déplacer les données d'un système à un autre et les frictions qui en résultent dans le processus de collecte de données.

Créez un inventaire des indicateurs basé sur votre plan de S&E

L'étape suivante consiste à examiner de plus près le plan de S&E et les produits, les résultats et l'impact global du programme. Le cadre logique ou le cadre de résultats sera votre guide ici. La clé de ce processus est de comprendre exactement quelles données vous aideront à atteindre les chiffres de votre cadre. Pour ce faire, vous devez détecter tous les indicateurs de haut niveau qui doivent être analysés plus avant, identifier les pourcentages et finalement déterminer les chiffres exacts dont vous avez besoin pour suivre. Pour plus d'informations sur les niveaux d'analyse, consultez un article qui analyse comment vous devez aborder les indicateurs lors de la conception de votre plan de collecte de données.

Une fois que vous avez une liste complète d'indicateurs, vous pouvez maintenant ré-organiser votre cadre logique ou le cadre de résultats en fonction de celui-ci. La hiérarchie des informations nécessaires dans les cadres logiques / de résultats est descendante ; pour la collecte de données, nous devons aborder le processus de bas en haut.

Commencez par lister les indicateurs, puis ajoutez l'activité qui est liée à chacun d'entre eux.

L'étape suivante consiste à décider des ventilations qui seront utilisées pour collecter les données liées à ces indicateurs. Pour en décider, gardez à l'esprit non seulement les objectifs de votre programme de S&E mais également les intérêts de toutes les parties impliquées. L'exercice de cartographie de la première étape peut vous aider à identifier qui est chaque partie prenante et le type de données dont elle a besoin pour voir.

Exemple de ventilations :

• Il peut y avoir des exigences spécifiques des donateurs pour les chiffres déclarés en plus des exigences du programme.
• Une ventilation supplémentaire pourrait être nécessaire car un bureau extérieur a besoin de ces informations pour ses propres objectifs de suivi.
• Pensez à la fréquence des rapports (mensuelle, bimensuelle, hebdomadaire, quotidienne) et si des données de localisation sont également nécessaires.
• Si vous collectez des données de localisation, décidez de la précision de ces données ; avez-vous besoin, par exemple, de l'emplacement au niveau du site ou au niveau de la province ?
• Pensez aux catégories démographiques qui pourraient créer d'autres exigences de désagrégation.

Ensuite, notez qui va fournir ces chiffres. Est-ce que ce sera un autre département, un bureau extérieur ou devrez-vous importer des enregistrements qui vous sont envoyés par d'autres collègues, par exemple ? Pensez également aux problèmes de confidentialité ; les départements ou les collègues doivent-ils garder certaines données cachées les uns des autres ?

Après cette préparation, vous pouvez commencer à élaborer une stratégie pour le système et les formulaires de collecte de données.

Pensez à la structure du système de collecte de données en relation avec votre plan de suivi et évaluation et votre équipe

Un autre choix que vous devez faire est de savoir si vous utiliserez un ou plusieurs formulaires pour collecter toutes les données liées à vos indicateurs. Cela dépend de la structure des équipes de reporting et du caractère incongru des indicateurs que vous devez collecter.

Ainsi, si, par exemple, la même équipe fait rapport sur des indicateurs similaires, un formulaire pourrait suffire et garantir que vous évitiez les chevauchements de données. D'un autre côté, s'il y a plusieurs équipes collectant des données très différentes, il serait logique d'utiliser plus de formulaires.

Une bonne pratique et un conseil que nous donnons est d'utiliser le minimum de formulaires de collecte de données possible.

Donnez vie à votre système de collecte de données de S&E

Si vous avez suivi toutes les étapes, vous êtes maintenant prêt à donner vie à votre système. Si vous utilisez ActivityInfo pour votre système de collecte de données, les fonctionnalités suivantes peuvent garantir un processus sans faille :

Modèle de base de données multi-partenaires pour un contrôle complet de l'accès

Si vous travaillez avec de nombreux partenaires, tels que des bureaux locaux, et que vous devez gérer leur accès aux données rapportées pour vos activités de S&E, le modèle de base de données multipartenaires offre des rôles d'utilisateur et des autorisations spécialement conçus pour ce cas. Vous pouvez créer des équipes sous une organisation partenaire et vous vous assurez que chaque équipe peut consulter, rapporter ou gérer les données ou même les formulaires de sa propre organisation. En même temps, à un niveau supérieur, vous pouvez accéder à toutes ces informations pour générer les rapports requis.

L'avantage d'avoir toutes les équipes ou tous les services rapportant dans une seule base de données Web est que toutes les informations peuvent être trouvées en un seul endroit, elles sont toujours mises à jour avec les dernières informations rapportées et chaque acteur peut accéder et travailler avec les données les plus intéressantes. pour eux, que ce soit à un niveau élevé ou faible.

Formulaires de référence pour les listes d'options standard

Vous pouvez créer des formulaires pour répertorier diverses options pouvant être utilisées comme réponses. Vous pouvez ensuite les lier dans vos formulaires de collecte de données. Cela permet aux partenaires de sélectionner une option dans ces listes lors de la création de rapports. De cette façon, ils gagnent du temps et vous évitez les réponses mal orthographiées, car leurs réponses ne peuvent être choisies que dans la liste présélectionnée qui leur sera présentée.

Géodatabase et GPS pour des données de localisation harmonisées et précises

Si vous avez besoin de collecter des points géographiques spécifiques pour afficher des données sur des cartes en détail, les partenaires peuvent utiliser le GPS de leur appareil pour capturer leur emplacement ou ajouter manuellement les coordonnées d'un emplacement.

En outre, nous proposons une géodatabase à laquelle vos formulaires peuvent faire référence afin que les partenaires puissent sélectionner l'emplacement pour lequel ils signalent à partir de là. La géodatabase comprend tous les niveaux administratifs. Par conséquent, si, par exemple, un partenaire rapporte pour un village, vous pouvez agréger vers le haut pour voir les résultats globaux dans une province.

Sous-formulaires pour signaler les fréquences

Si, pendant la phase de ventilation, vous avez identifié le besoin de rapports répétitifs, les sous-formulaires sont une autre fonctionnalité qui peut être pratique. Avec les sous-formulaires, les partenaires déclarants gagnent du temps car ils n'ont qu'à ajouter les informations relatives à chaque période au lieu de répéter les détails liés à l'activité qui restent les mêmes.

Règles de pertinence et de validation

Avec les règles de pertinence, les questions n'apparaissent aux partenaires déclarants que lorsqu'elles sont pertinentes pour eux en fonction de leurs réponses précédentes. Cela fait gagner du temps et simplifie la collecte de données pour tout le monde. De plus, les règles de validation garantissent qu'une réponse ne sera acceptée que si elle suit les règles spécifiques que vous avez définies.

Renforcez le processus de collecte de données

Pour que ce système fonctionne pour tous les acteurs, il doit relever les défis auxquels ils sont confrontés. Le processus de collecte de données peut être une tâche difficile pour certains partenaires, surtout s'ils travaillent dans des environnements aux ressources limitées.

Offrir un outil de saisie de données convivial, une application de collecte de données mobile, des capacités de collecte de données hors ligne et des sessions de formation inclusives peut profiter à tous ceux qui coopèrent dans le système. ActivityInfo a été conçu dans cet esprit. Jetez un œil à quelques idées de supports de formation que vous pouvez concevoir et partager avec les partenaires pour les aider à démarrer la collecte de données.

Surveiller le processus de collecte de données

Enfin, pour vous assurer que tout se passe comme prévu, vous devez disposer de plusieurs outils pour surveiller le processus de collecte de données. Par exemple, vous devrez peut-être verrouiller les rapports pour des périodes de rapport spécifiques pour vous assurer qu'aucune nouvelle donnée n'est ajoutée ou modifiée. De plus, vous devriez pouvoir avoir une vue d'ensemble complète des actions de collecte de données dans les bases de données afin de pouvoir détecter facilement les modifications non sollicitées.

Évaluez vos progrès et établissez des relations en partageant les résultats

Enfin, lorsque la collecte de données commence, vous pouvez vous féliciter d'avoir mis en place un système aussi exigeant. Mais votre travail peut être amélioré et soutenu davantage.

Veillez à partager les résultats des activités du programme à la fois en interne avec tous les partenaires déclarants, mais aussi en externe avec le public. Utilisez des outils intégrés pour partager et publier des rapports ou intégrez-les à un logiciel de visualisation pour créer des tableaux de bord avancés que vos partenaires, les donateurs et le monde pourront voir.

N'oubliez pas de combiner les résultats avec vos conclusions d'évaluation, vos idées et vos recommandations. Cela motivera non seulement vos partenaires à continuer à travailler sur un système commun, mais cela soutiendra également vos efforts de transparence et de plaidoyer.

Bonne chance !

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