ActivityInfo como sistema de seguimiento y evaluación para los programas de USAID
Los programas financiados por USAID deben cumplir con una variedad de requisitos de datos establecidos por el donante para ser conformes y exitosos. Los datos recopilados deben ser rastreables y auditables y deben cumplirse altos estándares en relación con la calidad y la seguridad de los datos. Además, la rentabilidad es crucial y aprender de los datos se considera una fuerza impulsora clave para todos los proyectos.
¿Cómo puede una organización abordar todos estos requisitos de datos? ¿Cómo puede no sólo una propuesta sino el propio programa cubrir tales cuestiones relativas a los datos?
En este artículo, analizamos cómo un sistema de gestión de información, como ActivityInfo, puede ayudar a las organizaciones a abordar los desafíos que socavan la calidad de los datos y, como resultado, su éxito. Síntesis de datos que requiere mucho tiempo, datos dispersos y de mala calidad, esfuerzo duplicado y seguridad de datos débil todo se puede solucionar. También ofrecemos ejemplos del campo y algunos consejos sobre cómo incorporar ActivityInfo en su pronóstico presupuestario.
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¿Cómo le ayuda ActivityInfo a cumplir con las obligaciones de su programa de USAID?
Recopilación de datos oportuna y confiable
- Aplicación de escritorio y móvil, en línea y fuera de línea: ActivityInfo ofrece capacidades de entrada de datos de escritorio y una aplicación móvil integrada (Android e iOS) que le permite recopilar datos en línea o fuera de línea. Esto hace posible llegar a ubicaciones remotas y abordar los desafíos de conectividad a Internet y es una funcionalidad muy recomendada al seleccionar una solución para los programas de USAID. Los datos se sincronizan con las bases de datos de la plataforma tan pronto como el usuario se conecta a Internet.
- Basado en web e integrado: Debido a que está basado en la web, los datos se actualizan en tiempo real para que los usuarios siempre tengan la última versión de los datos. La aplicación móvil está directamente integrada con la plataforma, por lo que los usuarios no necesitan conectar herramientas de ninguna manera ni mover datos de un sistema a otro. Todo se sincroniza automáticamente, a diferencia de las herramientas basadas en el ecosistema ODK. Esto elimina la pérdida de datos, la falta de coincidencia de datos y los riesgos de seguridad de los datos que podrían resultar de las transferencias de datos (por ejemplo, desde una aplicación de recopilación de datos hasta hojas de cálculo de Excel y software de visualización).
- Necesidades de datos geográficos: En cuanto a los datos geográficos, ActivityInfo ofrece funciones cartográficas que permiten a los usuarios visualizar datos geográficos estándar en mapas temáticos e interactivos, ofreciendo una selección de mapas base, iconos y colores. Los datos mostrados en los mapas se actualizan a medida que la información ingresa al sistema para que los usuarios siempre vean la información más reciente disponible. Para análisis espaciales muy avanzados, a veces requeridos en programas ambientales o agrícolas de USAID, los usuarios pueden integrar la plataforma con herramientas SIG especializadas.
Seguimiento e informes de indicadores
- Bases de datos vinculadas y formularios de recolección de datos: Los usuarios pueden crear formularios de recopilación de datos para el seguimiento de indicadores y vincularlos entre sí para crear relaciones entre los conjuntos de datos. Varias organizaciones aprovechan el modelo de base de datos relacional en el que se basa la plataforma, no solo para monitorear los datos del proyecto sino también para crear informes consolidados de alto nivel para las oficinas centrales o los donantes. De esta manera, reflejan el progreso de múltiples proyectos y el impacto de la organización en su conjunto. Además, el modelo de base de datos relacional facilita el diseño de otras estructuras que se pueden utilizar para seguimiento de beneficiarios, gestión de casos, estudios longitudinales y muchos más.
- Reglas de calidad de datos para altos estándares de calidad: ActivityInfo permite a los usuarios crear reglas de validación simples o avanzadas utilizando fórmulas para controlar qué datos se pueden agregar a los formularios. Además, más funciones, como un potente importador, bloqueos, valores predeterminados, restricciones de campo únicas y muchas más, pueden ayudar a los usuarios a gestionar la recopilación de datos hasta el último detalle.
- Análisis de datos avanzado: A diferencia de las herramientas de código abierto más populares utilizadas para la recopilación de datos en los programas de USAID, ActivityInfo ofrece funcionalidad adicional integrada dentro del sistema. Esto significa que los usuarios no necesitan exportar sus datos para analizarlos. La plataforma ofrece herramientas avanzadas de análisis de datos que permiten a los usuarios trabajar con datos de diferentes formas al mismo tiempo y ayudan a abordar desafíos notorios como el doble conteo. Tener una visión general tan completa de los datos recopilados mejora el aprendizaje y la toma de decisiones basada en datos para el programa y la organización en su conjunto.
- Gestión avanzada de usuarios: Se puede invitar a todos los colegas u organizaciones asociadas a contribuir a la base de datos según su función asignada. ActivityInfo ofrece capacidades de permisos avanzadas que permiten a los usuarios controlar varios tipos de acceso hasta el nivel de registro o según el tipo de socio, la ubicación o cualquier otro parámetro. Luego, al utilizar webhooks para automatizaciones, los usuarios pueden configurar tipos específicos de acciones de seguimiento o alertas.
Interoperabilidad
- Integraciones y exportaciones de API: ActivityInfo ofrece una API que permite a los usuarios conectar el sistema de información (bases de datos) y los datos recopilados en él con cualquier plataforma necesaria. Varias organizaciones utilizan la integración de ActivityInfo con PowerBI, QGIS y otras herramientas de visualización para crear paneles de control dinámicos y avanzados. Además, muchas organizaciones vinculan sus bases de datos a otros sistemas externos utilizados en la organización para colaborar sin problemas con otros departamentos. Los usuarios pueden integrar sus bases de datos ActivityInfo con los sistemas de USAID y asegurarse de proporcionar siempre a estos sistemas datos en tiempo real. Todos los datos e informes también se pueden exportar fácilmente desde ActivityInfo en varios formatos. Esto facilita a los usuarios importarlos a otros sistemas, si prefieren no utilizar la integración API.
Seguridad de datos
- Empresa certificada ISO27001: USAID requiere fuertes controles de seguridad de la información en sus socios implementadores y ActivityInfo cumple con los más altos estándares, incluido ISO-27001. La empresa ActivityInfo se somete anualmente a una auditoría externa para conseguir la certificación ISO 27001. Desde 2022, la empresa tiene la certificación ISO 27001, que sirve como testimonio de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos confiados a la plataforma ActivityInfo. La certificación funciona como garantía formal de que el SGSI de la empresa está alineado con las mejores prácticas internacionales de seguridad de la información y certifica que contamos con los procesos y procedimientos adecuados para proporcionar un entorno seguro para nuestro servicio.
- Cumplimiento del RGPD y otras leyes de privacidad de datos: ActivityInfo cumple con GDPR y colabora activamente con organizaciones para detectar y cumplir con las leyes y regulaciones específicas de cada país.
- Hosting y copias de seguridad: ActivityInfo.org se basa en Google Cloud Platform, que se ejecuta en los centros de datos seguros de clase mundial de Google, donde Google implementa una estricta seguridad física. App Engine de Google cumple con la norma ISO 27001:2005, una certificación de seguridad internacional integral que es verificada por un auditor externo y revisada periódicamente a partir de entonces. Cuando utiliza la versión ActivityInfo SaaS, sus datos se almacenan en servidores en múltiples centros de datos redundantes en la UE.
- Encriptación, SSO, registros de auditoría y permisos de usuario avanzados: Desde el momento en que los datos pasan del navegador del usuario a los servidores web de ActivityInfo, se cifran. Todos los datos almacenados en la plataforma están cifrados en reposo. Esto asegura que los datos serán privados e íntegros en todo momento. ActivityInfo puede integrarse con proveedores de identidad externos y ofrecer una experiencia de inicio de sesión único a los usuarios. Las organizaciones pueden ampliar las políticas de autenticación de dos factores a ActivityInfo y los usuarios pueden iniciar sesión con su cuenta laboral en ActivityInfo. Por último, pero no menos importante, los registros de auditoría contienen información sobre todas las acciones de los usuarios y los datos, y los permisos avanzados permiten a los usuarios tener un control detallado del acceso.
- Servidor autoadministrado: ActivityInfo ofrece un Servidor autoadministrable que permite a los usuarios instalar ActivityInfo localmente en Windows o Linux, así como en una cuenta en la nube administrada por el cliente. Esto hace posible ejecutar ActivityInfo en una red a la que no se puede acceder a través de la Internet pública, incluidas las redes aisladas, y es una solución para organizaciones que necesitan cumplir con estrictas regulaciones internas o externas.
Costo
- Flexible y rentable: USAID fomenta el uso de soluciones rentables y tiene una restricción de un máximo de $25,000 por proyecto para ser gastado en proveedores no estadounidenses. En ActivityInfo, los usuarios pueden acceder a todas las funciones mediante una suscripción. El costo depende del tipo y la cantidad de usuarios y no hay limitación en la cantidad de bases de datos que los usuarios pueden crear ni en los datos recopilados. El costo se puede dividir entre varios proyectos o programas, ya que no hay limitación por parte del proveedor al respecto. De esta manera, las organizaciones se mantienen por debajo del requisito de umbral por proyecto. En comparación con otras soluciones de sistemas de información, ActivityInfo es más flexible y rentable también.
Programas y proyectos de USAID que utilizan ActivityInfo
A continuación se muestran algunos ejemplos de organizaciones que utilizan ActivityInfo para las actividades de seguimiento y evaluación de sus proyectos financiados por USAID:
El programa Youth Excel, IREX, global
IREX es una organización global de desarrollo y educación con presencia en más de 100 países. Youth Excel es un programa global, intersectorial y de cinco años de duración valorado en 30 millones de dólares. Está financiado por USAID y tiene como objetivo mejorar la capacidad de las organizaciones dirigidas por jóvenes y que sirven a jóvenes para utilizar datos y evidencia para apoyar iniciativas de Desarrollo Juvenil Positivo mediante la Investigación de Implementación. El programa utiliza ActivityInfo para realizar encuestas y recopilar datos relacionados con sus actividades. Vea el seminario web Survey design & Implementation: Real life examples from the field with CARE, Missio Invest and IREX t para obtener más información sobre el programa Youth Excel financiado por USAID.
Actividad de Educación Inicial Asas, IREX, nacional
El objetivo de la Actividad de Educación Inicial de USAID, Asas, es promover el desarrollo nacional esfuerzos para fortalecer el calibre de la educación previa y continua y mejorar Habilidades fundamentales y socioemocionales desde jardín de infantes hasta tercer grado en Reino de Jordania. El equipo del país utiliza ActivityInfo para realizar diversas encuestas y recopilar información sobre sus actividades. Algunos ejemplos incluyen: formulario de registro de participantes, análisis de la voz de los estudiantes, TRA - maestros novatos, encuesta de satisfacción de los miembros del cuerpo docente y una encuesta de bienestar del personal. Vea nuestro seminario web Survey design & Implementation: Real life examples from the field with CARE, Missio Invest and IREX para obtener más información sobre el programa financiado por USAID Actividad de educación temprana Asas.
Graduándose en Resiliencia, AVSI en Uganda
La Fundación AVSI, en consorcio con Trickle Up y AIR, implementa el proyecto Graduándose hacia la resiliencia proyecto en Uganda occidental, un proyecto que ha sido elogiado por sus resultados por un administrador de USAID. Es un proyecto financiado por la Oficina de Alimentos para la Paz de USAID y tiene como objetivo ayudar a los hogares de refugiados extremadamente pobres que huyeron de la República Democrática del Congo (RDC) y a los hogares vulnerables de Uganda de condiciones de inseguridad alimentaria y medios de vida frágiles a vivir con confianza y resiliencia.
El equipo de M&E de la Fundación AVSI en Uganda utiliza ActivityInfo para reunir la información recopilada en los distintos MIS y sistemas de M&E que ha desarrollado cada proyecto. De esta manera, el equipo puede agregar almacenamiento de datos, análisis de datos e informes para todos los proyectos nacionales, en su conjunto. Se espera que todos los proyectos ingresen su información agregada o carguen datos primarios en la base de datos central en ActivityInfo, con una frecuencia trimestral. Esto ayuda a la organización a recopilar indicadores clave de rendimiento (KPI) para cada sector. También permite a la organización realizar un seguimiento del progreso de la implementación del proyecto y tener una visión clara de la contribución de cada proyecto a cada sector.
Lea más sobre los proyectos que la Fundación AVSI monitorea utilizando ActivityInfo en nuestro caso de estudio: From strategic to project level data, the AVSI Foundation in Uganda elevates evidence-based M&E with a centralized MIS platform.
Alimentar el futuro, Actividad de nutrición y ganadería de Bangladesh, ACDI/VOCA, nacional
Los proyectos de ACDI/VOCA son muy diversos en términos de ubicación, financiación, tamaño del equipo y habilidades. Los equipos de proyecto deben informar al donante del proyecto, que suele ser el gobierno de los Estados Unidos (USAID y USDA), y existen regulaciones muy específicas que deben seguirse. Alimentar el futuro, Actividad de nutrición y ganadería de Bangladesh es una actividad de cinco años y 20,5 millones de dólares que tiene como objetivo aumentar de manera sostenible la productividad ganadera, la comercialización y el consumo de productos ganaderos para mejorar la nutrición y los ingresos de un millón de hogares y empresas productoras de ganado en los 23 distritos objetivo de la Zona de Influencia y la Zona de Bangladesh. de Resiliencia. La organización utiliza ActivityInfo para respaldar la recopilación de datos y la generación de informes para la actividad.
Lea más sobre cómo ACDI/VOCA gestiona M&E a nivel global y apoya el éxito de más de 25 equipos de proyecto con una plataforma MIS común, en nuestro estudio de caso y explora el proyecto aquí.
Cómo incluir el presupuesto para ActivityInfo en su propuesta de USAID
USAID ha incluido ActivityInfo entre las tecnologías que puedan apoyar la recopilación y el procesamiento de datos en programas financiados por USAID. Pero, ¿cómo puede asegurarse de que tendrá éxito al incluir el costo de un sistema de información (ActivityInfo) en el presupuesto de su programa?
Argumentos a favor de ActivityInfo
- Justificar la necesidad y alinearla con los objetivos de rendición de cuentas: Demuestra la clara necesidad de una solución de software de M&E para su programa. Explique cómo las funcionalidades de ActivityInfo se alinean con las prioridades y objetivos de USAID para la gestión de datos y enfatice cómo el software mejorará su capacidad para rastrear, informar y evaluar los resultados del programa mientras mantiene los datos seguros. Si su programa incluye múltiples partes interesadas, regiones o requiere indicadores de seguimiento a lo largo del tiempo, explique cómo las herramientas y procesos básicos de M&E pueden no ser suficientes para respaldarlo. Además, describa el impacto a largo plazo, cuantificándolo si es posible en lo que respecta a la eficiencia (por ejemplo, reducción de errores en la entrada manual de datos, informes simplificados, sostenibilidad del sistema si se entrega al socio local, etc.).
- Justificando el costo: El costo es un factor clave para los programas financiados por USAID, pero también lo son los datos confiables y oportunos, y garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos. ActivityInfo no es de código abierto pero es fácilmente escalable, ofrece una variedad de funciones clave y garantías de seguridad de datos que crean valor agregado para los programas de USAID, mientras sigue siendo rentable en relación a alternativas. Además, el soporte técnico y el mantenimiento están incluidos en el costo de la suscripción. Otro punto a considerar es la rentabilidad en el tiempo ahorrado; ¿Cuánto tiempo (y en consecuencia fondos, por ejemplo, en costos de personal) le ahorraría a su programa una solución integral? Para obtener más información sobre esto, lea nuestro artículo, Calcular el ROI de ActivityInfo para su organización.
- Comparando con el código abierto: Al realizar un análisis comparativo, es posible que se le pregunte por qué no utilizar una solución de código abierto. Cuando se trata de costos de software, se deben considerar los costos ocultos que se presentan tanto en forma de fondos como de tiempo. Las soluciones de código abierto a menudo requieren un esfuerzo adicional para su configuración y el soporte técnico no siempre está garantizado. Aunque se puede recurrir a comunidades en línea para obtener asesoramiento, el apoyo tiene un precio de tiempo y nadie está obligado a ayudar. Y si hay un problema urgente, las agencias y consultores calificados ofrecen un precio superior y un compromiso a largo plazo. Además, dependiendo de la solución, las garantías de seguridad y confidencialidad de los datos no siempre están claras. Para obtener más argumentos, lea nuestro documento técnico Cuando off-the-shelf software es su mejor opción para sus necesidades de gestión de información.
Presupuesto en la propuesta
- Línea presupuestaria dedicada al software de M&E: Asegúrese de agregar una línea en la sección de presupuesto para cubrir el gasto del software de M&E. Esto garantiza que el coste de la suscripción a ActivityInfo se considere y justifique desde el principio, pero también sirve como prueba para el donante de que tiene un plan de acción consolidado para sus actividades de gestión de la información. ¿No está seguro de cuál será el costo? Utilice nuestro generador de cotizaciones para crear una cotización formal y sin compromiso para las necesidades de su programa.
- Desglose el resto de costes relacionados: Piense en otros costos que podrían surgir del uso de ActivityInfo e inclúyalos en el presupuesto (por ejemplo, capacitación para el personal, sesiones de incorporación, etc.), especifique si son costos únicos o periódicos. Si estás proporcionando costo compartido (es decir, fondos de contrapartida), resalte cualquier contribución que pueda reducir la carga financiera de USAID para el software. Por ejemplo, si una organización asociada brindará capacitación en especie, inclúyala como parte del costo compartido.
- Complementar presupuesto con un plan de M&E: Muestre un plan de M&E realista y cómo ActivityInfo lo respaldará y proporcione un cronograma para todas las fases de implementación de ActivityInfo. Asegúrese de integrar el software desde el principio del diseño.
- Proporcionar evidencia y mostrar experiencia: Mencione otros programas financiados por USAID usando ActivityInfo (puede usar los recursos en este artículo) o comparta su propia experiencia con proyectos anteriores usando ActivityInfo que tuvieron éxito.
- Consulte a los especialistas de M&E de la Misión de USAID: Si es posible, busque asesoramiento y comentarios sobre sus propuestas y podrá ayudarle a asegurarse de que va por el camino correcto.
¿Tiene curiosidad por ver ActivityInfo en acción? Nunca dude en [contáctenos para una demostración personalizada](/acerca de/contacto.html).