News

ActivityInfo comme une système de suivi et d'évaluation pour les programmes de l'USAID

Les programmes financés par l’USAID doivent répondre à diverses exigences en matière de données fixées par le donateur pour être conformes et efficaces. Les données collectées doivent être traçables et vérifiables et des normes élevées doivent être respectées en matière de qualité et de sécurité des données. En outre, la rentabilité est cruciale et l’apprentissage à partir des données est considéré comme un moteur clé pour tous les projets.

Comment une organisation peut-elle répondre à toutes ces exigences en matière de données ? Comment non seulement une proposition mais le programme lui-même peuvent-ils répondre à de telles préoccupations en matière de données ?

Dans cet article, nous examinons comment un système de gestion de l'information, tel qu'ActivityInfo, peut aider les organisations à relever les défis qui nuisent à la qualité des données et, par conséquent, à leur succès. Synthèse de données fastidieuse, données de mauvaise qualité et dispersées, efforts dupliqués et sécurité des données faible, tout peut être réglé. Nous vous proposons également des exemples tirés du terrain et quelques conseils pour intégrer ActivityInfo dans votre prévision budgétaire.

Aperçu du système d'information pour le programme Youth Excel financé par l'USAID par IREX

Curieux ou curieuse de voir ActivityInfo en action ? N'hésitez jamais à contactez-nous pour une démo personnalisée.

Comment ActivityInfo vous aide-t-il à remplir les obligations de votre programme USAID?

Collecte de données rapide et fiable

Application de bureau et mobile, en ligne et hors ligne : ActivityInfo offre des capacités de saisie de données sur ordinateur et une application mobile intégrée (Android et iOS) qui vous permet de collecter des données en ligne ou hors ligne. Cela permet d'atteindre des sites distants et de résoudre les problèmes de connectivité Internet. Il s'agit d'une fonctionnalité hautement recommandée lors de la sélection d'une solution pour les programmes de l'USAID. Les données sont synchronisées avec les bases de données de la plateforme dès que l'utilisateur se connecte à Internet.
Basé sur le Web et intégré : Parce qu'il est basé sur le Web, les données sont mises à jour en temps réel afin que les utilisateurs disposent toujours de la dernière version des données. L'application mobile est directement intégrée à la plateforme afin que les utilisateurs n'aient pas besoin de connecter des outils de quelque manière que ce soit ou de déplacer les données d'un système à un autre. Tout est synchronisé automatiquement, contrairement aux outils basés sur l'écosystème ODK. Cela élimine la perte de données, l'inadéquation des données et les risques de sécurité des données qui pourraient résulter des transferts de données (par exemple, depuis une application de collecte de données vers des feuilles de calcul Excel jusqu'à un logiciel de visualisation).
Besoins en données géographiques : Quant aux données géographiques, ActivityInfo propose des fonctionnalités cartographiques qui permettent aux utilisateurs de visualiser des données géographiques standards dans des cartes thématiques et interactives, proposant une sélection de fonds de carte, d'icônes et de couleurs. Les données affichées sur les cartes sont mises à jour au fur et à mesure que les informations arrivent dans le système afin que les utilisateurs voient toujours les dernières informations disponibles. Pour une analyse spatiale très avancée, parfois requise dans les programmes environnementaux ou agricoles de l'USAID, les utilisateurs peuvent intégrer la plateforme à des outils SIG spécialisés.

Suivi et reporting des indicateurs

Bases de données liées et formulaires de collecte de données : Les utilisateurs peuvent créer des formulaires de collecte de données pour le suivi des indicateurs et les relier les uns aux autres afin de créer des relations entre les ensembles de données. Plusieurs organisations exploitent le modèle de base de données relationnelle sur lequel la plateforme est basée, non seulement pour surveiller les données du projet, mais également pour créer des rapports consolidés de haut niveau pour le siège ou les donateurs. De cette façon, ils reflètent l’avancement de plusieurs projets et l’impact de l’organisation dans son ensemble. De plus, le modèle de base de données relationnelle facilite la conception d'autres structures pouvant être utilisées pour le suivi des bénéficiaires, la gestion de cas, les études longitudinales, et bien d'autres encore.
Règles de qualité des données pour des normes de qualité élevées : ActivityInfo permet aux utilisateurs de créer des règles de validation simples ou avancées à l'aide de formules pour contrôler les données qui peuvent être ajoutées aux formulaires. De plus, davantage de fonctionnalités telles qu'un puissant importateur, des verrous, des valeurs par défaut, des contraintes de champ uniques et bien d'autres peuvent aider les utilisateurs à gérer la collecte de données dans les moindres détails.
Analyse avancée des données : Contrairement aux outils open source les plus populaires utilisés pour la collecte de données dans les programmes de l'USAID, ActivityInfo offre des fonctionnalités supplémentaires intégrées au système. Cela signifie que les utilisateurs n’ont pas besoin d’exporter leurs données pour les analyser. La plateforme propose des outils avancés d'analyse de données qui permettent aux utilisateurs de travailler avec des données provenant de différents formulaires en même temps et aident à relever des défis notoires tels que la double comptabilisation. Avoir un aperçu aussi complet des données collectées améliore l'apprentissage et la prise de décision basée sur les données pour le programme et l'organisation dans son ensemble.
Gestion avancée des utilisateurs : Tous les collègues ou organisations partenaires peuvent être invités à contribuer à la base de données en fonction du rôle qui leur est attribué. ActivityInfo offre des fonctionnalités d'autorisation avancées qui permettent aux utilisateurs de contrôler différents types d'accès jusqu'au niveau de l'enregistrement ou en fonction du type de partenaire, de l'emplacement ou de tout autre paramètre. Ensuite, à l’aide de webhooks pour les automatisations, les utilisateurs peuvent configurer des types spécifiques d’actions de suivi ou d’alertes.

Interopérabilité

Intégrations et exportations d'API : ActivityInfo propose une API qui permet aux utilisateurs de connecter le système d'information (bases de données) et les données qui y sont collectées avec n'importe quelle plateforme nécessaire. Plusieurs organisations utilisent l'intégration d'ActivityInfo avec PowerBI, QGIS et d'autres outils de visualisation pour créer des tableaux de bord avancés et dynamiques. De plus, de nombreuses organisations relient leurs bases de données à d'autres systèmes externes utilisés dans l'organisation afin de collaborer de manière transparente avec d'autres départements. Les utilisateurs peuvent intégrer leurs bases de données ActivityInfo aux systèmes de l'USAID et s'assurer qu'ils fournissent toujours à ces systèmes des données en temps réel. Toutes les données et rapports peuvent également être facilement exportés depuis ActivityInfo dans plusieurs formats. Cela permet aux utilisateurs de les importer facilement vers d'autres systèmes, s'ils préfèrent ne pas utiliser l'intégration API.

Sécurité des données

Entreprise certifiée ISO 27001 : L'USAID exige de solides contrôles de sécurité des informations chez ses partenaires de mise en œuvre et ActivityInfo répond aux normes les plus élevées, notamment ISO-27001. La société ActivityInfo se soumet chaque année à un audit externe pour obtenir la certification ISO 27001. Depuis 2022, l'entreprise est certifiée ISO 27001, qui témoigne de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité des données confiées à la plateforme ActivityInfo. La certification fonctionne comme une assurance formelle que le SMSI de l’entreprise est aligné sur les meilleures pratiques internationales en matière de sécurité de l’information et certifie que nous avons mis en place les processus et procédures appropriés pour fournir un environnement sécurisé pour notre service.
Conformité au RGPD et aux autres lois sur la confidentialité des données : ActivityInfo est conforme au RGPD et collabore activement avec les organisations pour détecter et se conformer aux lois et réglementations spécifiques à chaque pays.
Hébergement et sauvegardes : ActivityInfo.org s'appuie sur Google Cloud Platform, qui fonctionne dans les centres de données sécurisés de classe mondiale de Google où une sécurité physique stricte est mise en œuvre par Google. App Engine de Google répond à la norme ISO 27001:2005, une certification de sécurité internationale complète qui est vérifiée par un auditeur externe et régulièrement contrôlée par la suite. Lorsque vous utilisez la version ActivityInfo SaaS, vos données sont stockées sur des serveurs dans plusieurs centres de données redondants dans l'UE.
Chiffrement, SSO, journaux d'audit et autorisations utilisateur avancées : À partir du moment où les données passent du navigateur de l’utilisateur vers les serveurs Web ActivityInfo, elles sont cryptées. Toutes les données stockées sur la plateforme sont cryptées au repos. Cela garantit que les données seront privées et intégrales à tout moment. ActivityInfo peut s'intégrer à des fournisseurs d'identité externes et offrir une expérience d'authentification unique aux utilisateurs. Les organisations peuvent étendre les politiques d'authentification à deux facteurs à ActivityInfo et les utilisateurs peuvent se connecter avec leur compte professionnel à ActivityInfo. Enfin, les journaux d'audit contiennent des informations sur toutes les actions des utilisateurs et des données, et les autorisations avancées permettent aux utilisateurs de contrôler finement l'accès.
Serveur autogéré : ActivityInfo propose un Serveur autogéré qui permet aux utilisateurs d'installer ActivityInfo sur site sous Windows ou Linux, ainsi que dans un compte cloud géré par le client. Cela permet d'exécuter ActivityInfo sur un réseau non accessible via l'Internet public, y compris les réseaux à air isolé et constitue une solution pour les organisations qui doivent se conformer à des réglementations internes ou externes strictes.

Coût

Flexible et rentable : L'USAID encourage l'utilisation de solutions rentables et impose une restriction d'un maximum de 25 000 $ par projet à dépenser auprès de fournisseurs non américains. Dans ActivityInfo, les utilisateurs peuvent accéder à toutes les fonctionnalités via un abonnement. Le coût dépend du type et du nombre d'utilisateurs et il n'y a aucune limitation sur le nombre de bases de données que les utilisateurs peuvent créer, ni sur les données collectées. Le coût peut être réparti sur plusieurs projets ou programmes, car il n’y a aucune limitation de la part du fournisseur à ce sujet. De cette façon, les organisations restent sous le seuil requis par projet. Par rapport à d'autres solutions de système d'information, ActivityInfo est plus flexible et plus rentable également.

Programmes et projets de l'USAID utilisant ActivityInfo

Voici quelques exemples d'organisations utilisant ActivityInfo pour les activités de S&E de leurs projets financés par l'USAID :

Le programme Youth Excel, IREX, mondial

IREX est une organisation mondiale de développement et d’éducation présente dans plus de 100 pays. Youth Excel est un programme mondial et intersectoriel de 30 millions de dollars sur cinq ans. Il est financé par l'USAID et vise à améliorer la capacité des organisations dirigées par des jeunes et au service des jeunes à utiliser des données et des preuves pour soutenir les initiatives de développement positif des jeunes en utilisant la recherche sur la mise en œuvre. Le programme utilise ActivityInfo pour mener des enquêtes et collecter des données liées à leurs activités. Regardez le webinaire Survey design and implementation - Real life examples from the field with CARE, Missio Invest and IREX pour en savoir plus sur le programme Youth Excel financé par l'USAID.

Rapport stratégique - Tableau de bord dans ActivityInfo

Enquête auprès des parties prenantes - Tableau de bord dans ActivityInfo

Activité d’éducation préscolaire Asas, IREX, national

L’objectif de l’activité d’éducation préscolaire de l’USAID, Asas, est de faire progresser le niveau national efforts visant à renforcer le calibre de l’éducation initiale et continue et à améliorer Compétences fondamentales et socio-émotionnelles de la maternelle à la 3e année dans l’ensemble du Royaume de Jordanie. L'équipe pays utilise ActivityInfo pour mener diverses enquêtes et collecter des informations sur leurs activités. Voici quelques exemples : formulaire de connexion des participants, analyse de la voix des étudiants, TRA - Enseignants novices, enquête de satisfaction des membres du corps professoral et enquête sur le bien-être du personnel. Regardez notre webinaire Survey design and implementation - Real life examples from the field with CARE, Missio Invest and IREX pour en savoir plus sur le programme financé par l'USAID Activité d'éducation préscolaire Asas.

Diplôme en résilience, AVSI en Ouganda

La Fondation AVSI, à la tête d'un consortium avec Trickle Up et AIR, met en œuvre le Passer à la résilience projet dans l'ouest de l'Ouganda, un projet qui a été félicité pour ses résultats par un administrateur de l'USAID. Il s'agit d'un projet financé par l'Office of Food for Peace de l'USAID et qui a pour objectif de permettre aux ménages de réfugiés extrêmement pauvres qui ont fui la République Démocratique du Congo (RDC) et aux ménages ougandais vulnérables de conditions d'insécurité alimentaire et de moyens de subsistance fragiles de devenir autonomes basées sur la confiance et la résilience.

L'équipe S&E de la Fondation AVSI en Ouganda utilise ActivityInfo pour rassembler les informations recueillies dans les différents systèmes SIG et S&E développés par chaque projet. De cette façon, l’équipe peut regrouper le stockage des données, l’analyse des données et le reporting pour tous les projets nationaux dans leur ensemble. Tous les projets doivent saisir leurs informations agrégées ou télécharger des données primaires dans la base de données centrale d'ActivityInfo, à une fréquence trimestrielle. Cela aide l'organisation à collecter des indicateurs de performance clés (KPI) pour chaque secteur. Cela permet également à l'organisation de suivre l'avancement de la mise en œuvre du projet et d'avoir un aperçu clair de la contribution de chaque projet à chaque secteur.

En savoir plus sur les projets que la Fondation AVSI surveille à l'aide d'ActivityInfo dans notre étude de cas From strategic to project level data, the AVSI Foundation in Uganda elevates evidence-based M&E with a centralized MIS platform.

Nourrir l'avenir au Bangladesh, activité d'élevage et de nutrition, ACDI/VOCA, national

Les projets de l’ACDI/VOCA sont très divers en termes de localisation, de financement, de taille d’équipe et de compétences. Les équipes de projet doivent rendre compte au bailleur de fonds du projet, qui est souvent le gouvernement américain (USAID et USDA), et des réglementations très spécifiques doivent être respectées. Le Nourrir l’avenir de l’activité d’élevage et de nutrition au Bangladesh est une activité quinquennale de 20,5 millions de dollars qui vise à augmenter durablement la productivité, la commercialisation et la consommation des produits de l'élevage pour améliorer la nutrition et les revenus d'un million de ménages et d'entreprises producteurs de bétail dans les 23 districts cibles de la zone d'influence et de la zone du Bangladesh. de résilience. L'organisation utilise ActivityInfo pour prendre en charge la collecte de données et la création de rapports sur l'activité.

En savoir plus sur la façon dont l'ACDI/VOCA gère le suivi et l'évaluation au niveau mondial et soutient le succès de plus de 25 équipes de projet avec une plateforme MIS commune, dans notre étude de cas et découvrez le projet ici.

Comment inclure le budget pour ActivityInfo dans votre proposition USAID

USAID a répertorié ActivityInfo parmi les technologies qui peuvent prendre en charge la collecte et le traitement des données dans les programmes financés par l'USAID. Mais comment pouvez-vous garantir que vous réussirez à inclure le coût d’un système d’information (ActivityInfo) dans le budget de votre programme ?

Plaider en faveur d'ActivityInfo

Justifier le besoin et l'aligner sur les objectifs de responsabilité : Démontrez le besoin évident d’une solution logicielle de S&E pour votre programme. Expliquez comment les fonctionnalités d'ActivityInfo s'alignent sur les priorités et les objectifs de l'USAID en matière de gestion des données et soulignez comment le logiciel améliorera votre capacité à suivre, rapporter et évaluer les résultats du programme tout en maintenant la sécurité des données. Si votre programme inclut plusieurs parties prenantes, régions ou nécessite des indicateurs de suivi au fil du temps, expliquez comment les outils et processus de S&E de base peuvent échouer à le soutenir. Décrivez également l'impact à long terme, en le quantifiant si possible en termes d'efficacité (par exemple, réduction des erreurs de saisie manuelle des données, rationalisation des rapports, durabilité du système s'il est confié au partenaire local, etc.)
Justification du coût : Le coût est un facteur clé pour les programmes financés par l'USAID, mais il en va de même pour les données fiables et actualisées, ainsi que pour garantir la sécurité et la confidentialité des données. ActivityInfo n'est pas open source mais il est facilement évolutif, offre une variété de fonctionnalités clés et garanties de sécurité des données qui créent de la valeur ajoutée pour les programmes de l'USAID, tout en restant rentables en termes de aux alternatives. De plus, le support technique et la maintenance sont inclus dans le coût de l'abonnement. Un autre point à considérer est le retour sur le temps gagné ; combien de temps (et par conséquent d’argent, par exemple en frais de personnel) une solution globale permettrait-elle d’économiser à votre programme ? Pour plus d’informations à ce sujet, lisez notre article, Calculer le retour sur investissement d'ActivityInfo pour votre organisation.
En comparaison avec l'open source : Lorsque vous effectuez une analyse comparative, on vous demandera peut-être pourquoi ne pas utiliser une solution open source à la place. Lorsque vous traitez des coûts logiciels, vous devez tenir compte des coûts cachés qui se présentent à la fois sous forme de fonds et de temps. Les solutions open source nécessitent souvent des efforts supplémentaires pour leur configuration et le support technique n'est pas toujours garanti. Bien que vous puissiez recourir aux communautés en ligne pour obtenir des conseils, le soutien à un prix et personne n’est obligé d’aider. Et s’il y a un problème urgent, les agences et consultants qualifiés bénéficient d’un prix élevé et d’un engagement à long terme. De plus, selon les solutions, les garanties de sécurité et de confidentialité des données ne sont pas toujours claires. Pour plus d’arguments, veuillez lire notre livre blanc Prêt à l’emploi, sous-traitants externes ou création de votre propre application : Lorsque le produit standard est votre meilleure option pour vos besoins de gestion de l'information.

Budgétisation dans la proposition

Ligne budgétaire dédiée aux logiciels de S&E : Assurez-vous d'ajouter une ligne dans la section budget pour couvrir les dépenses liées au logiciel de S&E. Cela garantit que le coût de l'abonnement à ActivityInfo est pris en compte et justifié dès le départ, mais sert également de preuve au donateur que vous disposez d'un plan d'action consolidé pour vos activités de gestion de l'information. Vous ne savez pas quel sera le coût ? Utilisez notre générateur de devis pour créer un devis formel et sans engagement pour les besoins de votre programme.
Décomposer le reste des coûts associés : Pensez aux autres coûts qui pourraient découler de l'utilisation d'ActivityInfo et incluez-les dans le budget (par exemple, formation du personnel, sessions d'intégration, etc.), précisez s'il s'agit d'un coût ponctuel ou périodique. Si vous fournissez partage des coûts (c.-à-d. fonds de contrepartie), mettez en évidence toute contribution susceptible de réduire la charge financière de l’USAID pour le logiciel. Par exemple, si une organisation partenaire propose une formation en nature, incluez-la dans le partage des coûts.
Compléter le budget avec un plan de S&E : Montrez un plan de S&E réaliste et comment ActivityInfo le soutiendra et fournissez un calendrier pour toutes les phases de mise en œuvre d'ActivityInfo. Assurez-vous d'intégrer le logiciel dès le début de la conception.
Fournir des preuves et mettre en valeur votre expertise : Mentionnez d'autres programmes financés par l'USAID utilisant ActivityInfo (vous pouvez utiliser les ressources de cet article) ou partagez votre propre expérience avec des projets antérieurs utilisant ActivityInfo qui ont réussi
Consulter les spécialistes S&E de la mission USAID : Si possible, demandez des conseils et des commentaires sur vos propositions et pouvez vous aider à vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.

Curieux ou curieuse de voir ActivityInfo en action ? N'hésitez jamais à contactez-nous pour une démo personnalisée.