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Una guía para implementar ActivityInfo en 4 pasos

Presentar un nuevo sistema, herramienta o software a sus colegas y socios puede ser una tarea desafiante. La resistencia al cambio, la falta de defensores y los canales limitados para compartir conocimientos son algunos de los factores que obstaculizan y pueden ralentizar o incluso detener la adopción de la nueva empresa.

ActivityInfo es un software que le permite dar vida a un sistema completo de administración de información para administrar el ciclo de vida completo de los datos para su organización, programas o proyectos. Al comenzar, es importante abordar el plan para la adopción del sistema teniendo en cuenta los aspectos clave de la gestión del cambio. Desde conocer en profundidad a las partes interesadas involucradas hasta identificar campeones y reclutar aliados y desde mantener abiertas las líneas de comunicación hasta celebrar las victorias, hay varios pequeños pasos que puede tomar para garantizar una implementación exitosa.

En este artículo, presentamos 4 pasos junto con tareas clave recomendadas para ayudarlo a implementar ActivityInfo o cualquier otro sistema nuevo en su organización. Si prefiere una presentación en video sobre este tema, puede ver la grabación del seminario web "Presentación de ActivityInfo a su equipo".

Paso 1: Evaluación

En este primer paso, debe intentar obtener una comprensión completa del estado de la gestión de datos en su organización. Debe definir cuál es la línea de base e identificar los puntos débiles a los que se enfrentan los funcionarios de programas, M&E y gestión de la información cuando trabajan con datos. Una vez que tenga toda la información necesaria, organícela para orientarse hacia el camino a seguir para diseñar su sistema.

Tareas clave para el Paso 1:

Consulte a las partes interesadas: programe entrevistas individuales con personas que puedan brindar información útil sobre los desafíos de la gestión de datos. Aprenda lo que les gustaría ver en el nuevo sistema y anímelos a revelar los puntos débiles más importantes.
Revise la documentación existente: Eche un vistazo a los flujos de trabajo existentes, mapas de procesos, documentos con roles y responsabilidades, informes, marcos de resultados o marcos lógicos y cualquier otro documento que pueda darle una idea de qué datos existen y cómo deben vincularse y fluir dentro. tu organización. Esto lo ayudará a tener una idea de la línea de base en su organización y puede respaldar la siguiente tarea.
Mida la línea de base: encuentre las cifras de la línea de base; identifique aquellos indicadores clave que le gustaría cambiar como parte de este sistema. Piense en las cifras que le gustaría comparar antes y después de la implementación del sistema. Algunos ejemplos podrían ser el tiempo que necesita para crear un informe para un donante, la cantidad de errores en un informe antes y después de la implementación del sistema, etc. Es útil capturar estas métricas y compararlas con los números después de instalar el sistema. en su lugar.
Determine su preparación para el cambio: es posible que deba completar otras tareas antes de estar listo para implementar el nuevo sistema. Por ejemplo, es posible que deba asegurarse de que exista la capacidad de personal necesaria para utilizar dicho sistema o que existan estructuras para facilitar nuevos flujos de trabajo como parte de la nueva base de datos. Detecte qué tipo de tareas deben realizarse primero antes de lanzar el nuevo sistema y planifíquelas con anticipación.
Determine los requisitos de recursos: Piense en los recursos en términos de tiempo, costos, personal tanto interno como externo. Anote todo lo que será necesario para poner en funcionamiento el nuevo sistema. Piense en lo que tiene disponible en términos de personal, pero también tenga en cuenta los recursos externos a los que podría recurrir. Por ejemplo, en ActivityInfo proporcionamos una gran cantidad de documentación y seminarios web además de soporte e incorporación opcional.

Salidas clave:

Requisitos detallados: siguiendo las tareas anteriores, terminará con una lista de tareas y acciones. Se recomienda priorizarlos ya que los recursos son finitos y deben asignarse a lo que es más importante para el éxito de la implementación.
Plan de trabajo para la implementación: luego, un plan de trabajo detallado con información sobre quién debe ser responsable de qué tareas junto con un cronograma sobre cuándo se deben implementar ciertas actividades lo ayudará a lanzar el sistema en los tiempos que necesitan las partes interesadas.

Paso 2: Diseño

En este paso, puede tomarse un tiempo para pensar en los requisitos del sistema y convertirlos en realidad. En esta etapa, puede comenzar a crear las bases de datos y los informes en ActivityInfo.

Tareas clave para el Paso 2:

Tecnología: en este paso, puede comenzar a configurar la base de datos real. Mire el seminario web Principios de diseño de bases de datos para comenzar. Proceso: Piense en los procedimientos que van junto con el uso de la nueva base de datos. Comience a documentar cómo deben verse.
Gente: Piensen en las estructuras que deberían rodear la base de datos; quiénes son las personas involucradas en los diferentes pasos del flujo de trabajo, sus roles y responsabilidades. Puede ser que los roles y estructuras anteriores estén bien definidos y sigan siendo relevantes para el nuevo sistema, pero en algunos casos podría ser necesario un cambio drástico y debe identificar cómo cambiarán la estructura y los roles.
Alineación, validación y prueba: asegúrese de que lo que ha construido satisfaga las necesidades de las partes interesadas y esté alineado con otros procedimientos que su organización tiene actualmente. Tenga en cuenta todos los puntos de contacto relevantes con otras áreas funcionales de la organización, como finanzas, legal, TI, etc. Luego, valide que lo que está construyendo cumple con las necesidades que identificó en el primer paso. Pruebe los formularios y los informes que crea con usuarios potenciales para asegurarse de que los datos se vean como se esperaba.
Monitoreo del uso de recursos: en el primer paso, identificó los recursos necesarios, en este paso debe monitorear cuántos recursos le quedan. Asegúrese de señalar con anticipación los casos en los que los consuma más rápido de lo previsto o cuando anticipe una escasez. Por ejemplo, es posible que necesite más personas para ayudarlo a finalizar la configuración de la base de datos o puede que necesite agregar más usuarios a su suscripción. Detecte estos momentos desde el principio y plantéelos a los responsables de la toma de decisiones relevantes que pueden reasignar o desbloquear más recursos para usted.

Salida clave:

Un sistema funcional listo para su lanzamiento.

Paso 3: Lanzamiento

Este es el lanzamiento real del sistema que ha construido. En este paso, presenta el nuevo sistema a su equipo e invita a las partes interesadas a comenzar a usarlo.

Tareas clave para el Paso 3:

Evento de lanzamiento interno: esta es una sesión interna a la que invita a los usuarios finales del nuevo sistema para presentarles cómo se utilizará dentro de la organización. Sesiones de capacitación e incorporación: instruya a los usuarios finales sobre cómo usar el sistema en función de los flujos de trabajo que definió. Es posible que necesite una serie de sesiones dirigidas a diferentes grupos de usuarios, programas o áreas funcionales. Por lo tanto, es posible que necesite un programa de capacitación más completo para cada tipo de sesión que deba realizarse.
Difusión de recursos: esto será útil para los usuarios finales a medida que comienzan a usar el sistema. Puede desarrollar guías para ciertos flujos de trabajo, hojas de trucos, manuales, enlaces a la documentación de ActivityInfo, etc. Asegúrese de difundirlos ampliamente. Eche un vistazo a "Consejos para el desarrollo efectivo de capacidades" para inspirarse.
Implementación piloto/por etapas: Recomendamos encarecidamente hacer un piloto al principio, especialmente en los casos de organizaciones y equipos más grandes donde el sistema se implementa en toda la organización. Hay mucho valor en ejecutar un piloto porque puede mitigar los riesgos y contener los problemas que puedan surgir. También obtendrá aprendizajes tempranos y podrá aplicarlos a la implementación más general en toda la organización. En el piloto, asegúrese de incluir una variedad de casos/proyectos/equipos para tener una muestra representativa. Eche un vistazo a este estudio de caso donde examinamos el piloto implementado por ACDI/VOCA antes de la implementación más amplia de ActivityInfo para obtener más información sobre este tipo de actividad.
Implementación general: una vez que esté listo, aplique los aprendizajes y los conocimientos adquiridos a la implementación más amplia del nuevo sistema en toda la organización. Mire la sesión "Haciendo que M&E funcione a nivel global" durante la cual ACDI/VOCA e IREX, dos grandes organizaciones que han implementado ActivityInfo en toda la organización, hablan sobre los desafíos y las soluciones de una implementación más amplia.

Salida clave:

El personal está facultado para utilizar el nuevo sistema.

Paso 4: Adopción

El paso 4 tiene lugar durante el período posterior al lanzamiento formal del nuevo sistema. Los usuarios finales utilizan activamente el sistema en esta etapa, lo que significa que agregan registros a los formularios, verifican o crean informes, etc. Le recomendamos que implemente un período de "hipercuidado" en los primeros meses posteriores al lanzamiento. Durante este período, asegúrese de tener un nivel elevado de atención a las quejas y comentarios y de estar disponible para brindar soporte a los usuarios finales. Asegúrese de responder a las preguntas e inquietudes de manera oportuna.

Tareas clave para el Paso 4:

Monitoree el uso y recopile comentarios: verifique que los datos se agreguen al sistema con la frecuencia que definió. Hable con los usuarios finales, recopile comentarios y pregunte cómo ha sido la experiencia al usar el sistema. Esté atento a los sistemas paralelos o heredados que permanecen en su lugar.
Evalúe el logro de los objetivos: observe la línea de base y los objetivos clave que estableció para usted y el sistema en el paso 1. Evalúe si los ha logrado y en qué medida. Esto le dará una mejor comprensión de dónde se encuentra. Solucione los problemas y realice los ajustes necesarios: es muy probable que el sistema que implementó no sea perfecto. Eso no es un problema, ya que ActivityInfo es una herramienta flexible que puede adaptarse y evolucionar según sus necesidades. Puede realizar ajustes en las bases de datos, formularios e informes si es necesario.
Comunica resultados: haz una lista de todos los logros que tú y tu equipo consigáis gracias al nuevo sistema. Comunique el progreso que ha realizado, como por ejemplo, el tiempo necesario para producir informes, la calidad de los datos, el tipo de información a la que tiene acceso. Asegúrese de que todas las partes interesadas sepan que el sistema está funcionando. Si no funciona, asegúrese de comunicar los obstáculos que encontró para obtener el soporte que necesita para resolver cualquier problema.

Salida clave:

Uso sostenido del sistema de acuerdo a las expectativas.

Errores comunes y estrategias de mitigación

Para completar esta guía, nos gustaría enumerar algunas de las trampas más comunes que puede encontrar durante este proceso junto con las estrategias de mitigación que puede implementar.

Falta de apoyo de liderazgo: si no cuenta con el apoyo de un líder dentro de la organización, puede resultar difícil ganarse el corazón y la mente de las personas que se resisten al cambio. Estrategia de mitigación: identifique un patrocinador senior en su organización. Su apoyo al sistema debe implicar que expresen su apoyo al proyecto, aboguen por su visión o incluso asignen los recursos necesarios para implementar el cambio.
Hacerlo solo: puede sentirse seguro de que puede hacer todo por su cuenta, pero los desafíos de adoptar un nuevo sistema pueden volverse abrumadores rápidamente. Estrategia de mitigación: reúna un grupo de trabajo que pueda hablar en su nombre y difundir los beneficios del nuevo sistema.
Apuntando a la perfección: puede pasar horas y días para crear el sistema perfecto y la gente puede cansarse de esperar el lanzamiento oficial de lo que está construyendo. Estrategia de mitigación: Cree un espacio seguro, pruebe e itere rápidamente para tener la flexibilidad de lanzar algo menos que perfecto para obtener algunos puntos de datos sobre lo que funciona. Eche un vistazo a este video sobre Agile M&E para inspirarse.
Falta de intercambio de información: Este es un escollo común. Sin que la gente sepa por qué estás haciendo lo que estás haciendo y cuáles son las expectativas, la gente podría resistirse. Estrategia de mitigación: para abordar esto, cree un plan de comunicación con mensajes clave claros para sus grupos de partes interesadas y tenga un plan establecido sobre cuándo enviará estos mensajes y a través de qué canales los compartirá. Por ejemplo, puede utilizar algunos correos electrónicos masivos o mensajes en el chat de su organización. Ayuda tener múltiples canales para transmitir su mensaje.
Soporte inaccesible: no desea dejar a nadie frustrado en el proceso de uso del sistema y esto puede suceder si no hay nadie allí para ayudarlo cuando se encuentre con un problema. Estrategia de mitigación: Establecer canales de apoyo, especialmente durante las primeras semanas posteriores al lanzamiento. Cree diferentes canales a través de diferentes medios en función de cómo funciona su organización (por ejemplo, una dirección de correo electrónico dedicada, salas de chat, etc.) Asigne personas clave en su equipo que responderán a este tipo de preguntas.

¡Siguiendo estos 4 pasos, estará listo para introducir un nuevo sistema, y más específicamente, ActivityInfo a su equipo! Si aún siente que necesita nuestro apoyo para hacerlo, no dude en comunicarse con nosotros para analizar nuestras opciones de inducción.