4 conseils pour un renforcement des capacités des partenaires efficace pour les systèmes de S&E des programmes complexes à grande échelle
L'un des défis critiques dans la gestion d'un système de Suivi et Évaluation pour un grand programme - qui comprend plusieurs projets mis en œuvre par diverses organisations - est d'obtenir des données de qualité et cohérentes pour les indicateurs. Chaque organisation partenaire (appelée ici partenaire de mise en œuvre ou IP) possède son propre système de S&E, qui est conçu en fonction de ses besoins et ressources organisationnels. De plus, chaque organisation est à un niveau de capacité différent. Afin d'amener tout le monde au niveau de capacité souhaité, il est essentiel de renforcer leurs capacités et le système de S&E afin qu'ils soient en mesure de rendre compte avec des données opportunes et de qualité.
Dans cet article, nous énumérons 4 conseils pour assurer un développement efficace des capacités des partenaires.
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1. Commencez par une évaluation des besoins en capacité
Étant donné qu'une ou deux sessions de formation ne suffisent pas à combler le déficit de capacité des IP, il est conseillé d'organiser plusieurs sessions de formation et de coaching. Le processus de développement des capacités doit être lancé en procédant à une évaluation rapide des besoins de développement des capacités, y compris le système de S&E. Ces évaluations doivent être réalisées par les personnes qui gèrent le système de S&E du programme.
Un rapport détaillé devra être produit, qui présentera :
- résultats
- besoins
- recommandations
- plan/schémas de formation
2. Concevoir des sessions de formation pertinentes
Une fois l'évaluation des besoins terminée, un certain nombre de sessions de formation doivent être organisées pour couvrir les composants d'un système de S&E, tels que :
- la théorie du changement
- la chaîne de résultats
- les indicateurs et métadonnées
- le cadre logique
- le plan de S&E
- les outils de collecte de données
- les chemins de données
- les enquêtes et évaluations
- la gestion de données
- les révisions et évaluation
Une telle formation nécessite au moins une période de deux semaines pour couvrir largement tous les modules.
La formation au développement des capacités est généralement basée sur des présentations - où un formateur fait plusieurs présentations et permet aux participants de poser des questions.
Notre expérience montre qu'une telle formation générique est la moins efficace. Il est recommandé que les experts en développement des capacités pour le cours de formation consacrent beaucoup de temps à préparer et à adapter le matériel et les programmes de formation aux besoins du public.
Chaque module doit avoir :
- des objectifs d'apprentissage spécifiques (acquis d'apprentissage)
- les sujets à traiter
- les messages clés à retenir
- la méthodologie de formation (notes du formateur)
- les ressources matérielles
- la présentation
- des exercices de travail en groupe
- les devoirs
- des tests de connaissances, etc.
Chaque module doit spécifier clairement quelles compétences/connaissances seront transférées aux participants. En préparant le matériel de formation, l'objectif d'un module est plus spécifique et les résultats d'apprentissage sont plus visibles.
3. Sélectionnez les formateurs pertinents
Il est fortement recommandé que les formateurs soient identifiés en fonction des exigences du module. Il est possible qu'un seul formateur ne soit pas qualifié pour couvrir tous les modules. Par exemple, une personne ayant une expérience avérée dans le domaine de la théorie du changement, le cadre logique, la chaîne de résultats et les indicateurs doit être engagée pour couvrir la chaîne de résultats et les indicateurs.
La même personne peut ne pas être idéale ou qualifiée et peut ne pas avoir une expérience considérable pour dispenser une formation sur la gestion des données ou l'évaluation de la qualité des données.
Étant donné que la formation sera dispensée aux professionnels du S&E et qu'ils poseront plusieurs questions techniques, un formateur ayant l'expérience pertinente sera mieux placé pour répondre à ces questions en donnant des exemples pertinents.
4. Couvrir les besoins de formation supplémentaires avec des sessions ciblées
Nous pensons qu'un seul cours de formation peut ne pas être suffisant pour atteindre pleinement les objectifs. Même en assistant à une formation, les IP peuvent encore avoir besoin d'un renforcement ciblé des capacités. Par exemple, le personnel d'un IP peut avoir assisté à la formation, mais il a quand même besoin de plus de soutien pour pouvoir transférer cette capacité et ces compétences afin de renforcer son système de S&E. Afin de couvrir ces besoins, il est conseillé d'organiser un coaching ciblé, qui se concentre sur les besoins spécifiques du PI. Le coaching s'avère très utile – et donne des résultats rapides en termes d'amélioration des capacités et du système – en particulier ceux liés au S&E.
Les organisations donatrices passent d'une programmation au niveau des projets individuels à des programmes-cadres qui consistent en plusieurs petits et grands projets avec une seule théorie du changement, une chaîne de résultats, des indicateurs et un système de rapport. Afin de rendre compte en temps voulu des indicateurs au niveau du programme par les IP, ils doivent avoir la capacité requise pour concevoir ou aligner leur système de S&E au niveau du projet avec le système de S&E au niveau du programme et les exigences de rapport des donateurs. Les programmes de formation pour les IP sur le S&E peuvent maximiser leur capacité et finalement conduire à un suivi et une évaluation efficaces des projets.
L'équipe d'ActivityInfo tient à remercier M. Maheed Ullah Fazli Wahid pour ce guide pratique sur le développement efficace des capacités des partenaires lors de la mise en œuvre des systèmes de S&E.
Maheed Ullah Fazli Wahid est un expert de haut niveau en S&E avec une expérience démontrée dans la conception et la gestion de systèmes de S&E pour des programmes de plusieurs milliards de dollars axés sur les interventions humanitaires et de développement. Actuellement, il est le gestionnaire principal du système de S&E pour la Facilité de l'UE pour les réfugiés en Turquie (FRiT), qui est un programme composé de plus de 100 projets couvrant des projets dans des secteurs tels que l'éducation, la santé, les moyens de subsistance, la distribution d'argent, la protection, les infrastructures municipales et gestion des migrations.