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Un guide pour déployer ActivityInfo en 4 étapes

Présenter un nouveau système, outil ou logiciel à vos collègues et partenaires peut être une tâche difficile. La résistance au changement, le manque de défenseurs et les canaux limités de partage des connaissances sont quelques-uns des facteurs qui peuvent ralentir ou même stopper l'adoption de la nouvelle entreprise.

ActivityInfo est un logiciel qui vous permet de donner vie à un système complet de gestion de l'information afin de gérer le cycle de vie complet des données de votre organisation, de vos programmes ou de vos projets. Lors du démarrage, il est important d'aborder le plan d'adoption du système en tenant compte des aspects clés de la gestion du changement. Qu'il s'agisse de connaître en profondeur les parties prenantes impliquées, d'identifier des champions et de recruter des alliés, de maintenir des lignes de communication ouvertes ou de célébrer les victoires, vous pouvez prendre diverses petites mesures pour assurer une mise en œuvre réussie.

Dans cet article, nous présentons 4 étapes ainsi que les tâches clés recommandées pour vous aider à déployer ActivityInfo ou tout autre nouveau système dans votre organisation. Si vous préférez une présentation vidéo sur ce sujet, vous pouvez regarder l'enregistrement du Webinaire « Présentation d'ActivityInfo à votre équipe ».

Étape 1 : Évaluation

Dans cette première étape, vous devez viser à obtenir une compréhension complète de l'état de la gestion des données dans votre organisation. Vous devez définir ce qu'est la ligne de base et identifier les points faibles auxquels les responsables du programme, du S&E et de la gestion de l'information sont confrontés lorsqu'ils travaillent avec des données. Une fois que vous avez toutes les informations nécessaires, organisez-les de manière à vous orienter vers une voie à suivre pour concevoir votre système.

Tâches clés pour l'étape 1 :

Consultez les parties prenantes : planifiez des entretiens individuels avec des personnes susceptibles de fournir des informations utiles sur les défis de la gestion des données. Découvrez ce qu'ils aimeraient voir dans le nouveau système et invitez-les à révéler les points faibles les plus importants.
Examinez la documentation existante : examinez les flux de travail existants, les cartes de processus, les documents avec les rôles et les responsabilités, les rapports, les cadres de résultats ou les cadres logiques et tout autre document qui peut vous donner une idée des données existantes et de la manière dont les données doivent être liées et circuler à l'intérieur. ton organisation. Cela vous aidera à avoir une idée de la ligne de base de votre organisation et peut prendre en charge la tâche suivante.
Mesurez la ligne de base : trouvez les chiffres de la ligne de base ; identifiez les indicateurs clés que vous souhaitez modifier dans le cadre de ce système. Pensez aux chiffres que vous aimeriez comparer avant et après la mise en place du système. Quelques exemples pourraient être le temps dont vous avez besoin pour créer un rapport pour un donateur, le nombre d'erreurs dans un rapport avant et après la mise en œuvre du système, etc. Il est utile de capturer ces mesures et de les comparer avec les chiffres après avoir mis le système en place.
Déterminez votre état de préparation au changement : vous devrez peut-être effectuer d'autres tâches avant d'être prêt à déployer le nouveau système. Par exemple, vous devrez peut-être vous assurer que la capacité du personnel nécessaire pour utiliser un tel système existe ou que des structures sont en place pour faciliter les nouveaux flux de travail dans le cadre de la nouvelle base de données. Détectez le type de tâches à effectuer avant de lancer le nouveau système et planifiez-les à l'avance.
Déterminer les besoins en ressources : pensez aux ressources en termes de temps, de coûts, de personnel à la fois en interne et en externe. Notez tout ce qui sera nécessaire pour opérationnaliser le nouveau système. Pensez à ce dont vous disposez en termes de personnel, mais notez également les ressources externes sur lesquelles vous pourriez vous appuyer. Par exemple, dans ActivityInfo, nous fournissons de nombreux documents et webinaires en plus du support et de l'intégration facultative.

Principaux résultats :

Exigences détaillées : Après les tâches ci-dessus, vous vous retrouverez avec une liste de tâches et d'actions. Il est recommandé de les hiérarchiser car les ressources sont limitées et doivent être allouées à ce qui est le plus important pour le succès de la mise en œuvre.
Plan de travail pour la mise en œuvre : Ensuite, un plan de travail détaillé avec des informations sur qui doit être responsable de quelles tâches ainsi qu'un calendrier indiquant quand certaines activités doivent être mises en œuvre vous aideront à lancer le système dans les délais requis par les parties prenantes.

Étape 2 : Concevoir

Dans cette étape, vous pouvez prendre le temps de réfléchir aux exigences du système et de les transformer en réalité. À ce stade, vous pouvez commencer à créer les bases de données et les rapports dans ActivityInfo.

Tâches clés pour l'étape 2 :

Technologie : à cette étape, vous pouvez commencer à configurer la base de données proprement dite. Regardez le webinaire Principes de conception de base de données pour commencer.
Processus : pensez aux procédures qui accompagnent l'utilisation de la nouvelle base de données. Commencez à documenter à quoi ils devraient ressembler.
Personnes : réfléchissez aux structures qui devraient entourer la base de données ; qui sont les personnes impliquées dans les différentes étapes du workflow, leurs rôles et responsabilités. Il se peut que les rôles et structures précédents soient bien définis et toujours pertinents pour le nouveau système, mais dans certains cas, un changement radical peut être nécessaire et vous devez identifier comment la structure et les rôles vont changer.
Alignement, validation et test : assurez-vous que ce que vous avez construit répond aux besoins des parties prenantes et est aligné sur les autres procédures dont dispose actuellement votre organisation. Notez tous les points de contact pertinents avec d'autres domaines fonctionnels de l'organisation, tels que la finance, le juridique, l'informatique, etc. Ensuite, validez que ce que vous construisez répond aux besoins que vous avez identifiés lors de la première étape. Testez les formulaires et les rapports que vous créez avec des utilisateurs potentiels pour vous assurer que les données s'affichent comme prévu.
Surveillance de l'utilisation des ressources : lors de la première étape, vous avez identifié les ressources nécessaires. Dans cette étape, vous devez surveiller le nombre de ressources restantes. Assurez-vous de signaler tôt les cas où vous les consommez plus rapidement que prévu ou lorsque vous prévoyez une pénurie. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de plus de personnes pour vous aider à terminer la configuration de la base de données ou vous pourriez avoir besoin d'ajouter plus d'utilisateurs à votre abonnement. Détectez ces moments très tôt et signalez-les aux décideurs concernés qui peuvent réaffecter ou débloquer plus de ressources pour vous.

Résultat clé :

Un système fonctionnel prêt à être lancé.

Étape 3 : Lancement

Il s'agit du lancement réel du système que vous avez construit. Dans cette étape, vous présentez le nouveau système à votre équipe et invitez les parties prenantes à commencer à l'utiliser.

Tâches clés pour l'étape 3 :

Événement de lancement interne : il s'agit d'une session interne à laquelle vous invitez les utilisateurs finaux du nouveau système afin de présenter comment il va être utilisé au sein de l'organisation.
Sessions de formation et d'intégration : expliquez aux utilisateurs finaux comment utiliser le système en fonction des workflows que vous avez définis. Vous pourriez avoir besoin d'une série de sessions ciblées sur différents groupes d'utilisateurs, programmes ou domaines fonctionnels. Vous pourriez donc avoir besoin d'un programme de formation plus complet pour chaque type de session qui doit avoir lieu.
Diffusion des ressources : cela sera utile pour les utilisateurs finaux lorsqu'ils commenceront à utiliser le système. Vous pouvez développer des guides pour certains flux de travail, des aide-mémoire, des manuels, des liens vers la documentation ActivityInfo, etc. Assurez-vous de les diffuser largement. Jetez un œil à cet article « Conseils pour un renforcement efficace des capacités » pour vous inspirer.
Pilote/déploiement par étapes : nous vous recommandons fortement de faire un projet pilote au début, en particulier dans le cas d'organisations et d'équipes plus grandes où le système est mis en œuvre dans l'ensemble de l'organisation. Il y a beaucoup de valeur à exécuter un pilote car vous pouvez atténuer les risques et contenir les problèmes qui pourraient survenir. Vous obtiendrez également des apprentissages précoces et vous pourrez les appliquer au déploiement plus général dans l'ensemble de l'organisation. Dans le pilote, assurez-vous d'inclure une variété de cas/projets/équipes afin d'avoir un échantillon représentatif. Jetez un œil à cette étude de cas où nous examinons le pilote mis en œuvre par ACDI/VOCA avant la mise en œuvre plus large d'ActivityInfo pour obtenir plus d'informations sur ce type d'activité.
Déploiement général : une fois que vous êtes prêt, appliquez les enseignements et les connaissances que vous avez acquis à la mise en œuvre plus large du nouveau système dans toute l'organisation. Regardez la session « Faire fonctionner le S&E au niveau mondial » au cours de laquelle ACDI/VOCA et IREX, deux grandes organisations qui ont déployé ActivityInfo dans toute l'organisation, parlent des défis et des solutions d'une mise en œuvre plus large.

Résultat clé :

Le personnel est habilité à utiliser le nouveau système.

Étape 4 : Adoption

L'étape 4 a lieu pendant la période qui suit le lancement officiel du nouveau système. Les utilisateurs finaux utilisent activement le système à ce stade, ce qui signifie qu'ils ajoutent des enregistrements aux formulaires, vérifient ou créent des rapports, etc. Nous vous recommandons de mettre en place une période d'« hyper-attention » dans les deux premiers mois suivant le lancement. Pendant cette période, assurez-vous d'avoir un niveau élevé d'attention aux plaintes et aux commentaires et d'être disponible pour fournir une assistance aux utilisateurs finaux. Assurez-vous de répondre aux questions et aux préoccupations en temps opportun.

Tâches clés pour l'étape 4 :

Surveillez l'utilisation et recueillez des commentaires : vérifiez que les données sont ajoutées au système à la fréquence que vous avez définie. Discutez avec les utilisateurs finaux, recueillez les commentaires et demandez comment l'expérience a été d'utiliser le système. Gardez un œil sur les systèmes parallèles ou hérités qui restent en place.
Évaluer la réalisation des objectifs : Jetez un coup d'œil à la ligne de base et aux objectifs clés que vous vous êtes fixés ainsi qu'au système à l'étape 1. Évaluez si et dans quelle mesure vous les avez atteints. Cela vous permettra de mieux comprendre où vous en êtes.
Résoudre les problèmes et apporter les ajustements nécessaires : il est très probable que le système que vous avez déployé n'est pas parfait. Ce n'est pas un problème car ActivityInfo est un outil flexible qui peut s'adapter et évoluer en fonction de vos besoins. Vous pouvez apporter des ajustements aux bases de données, aux formulaires et aux rapports si nécessaire.
Communiquez les résultats : faites une liste de toutes les réalisations que vous et votre équipe avez réalisées grâce au nouveau système. Communiquez les progrès que vous avez réalisés, comme par exemple le temps nécessaire pour produire des rapports, la qualité des données, le type d'informations auxquelles vous avez accès. Assurez-vous que toutes les parties prenantes savent que le système fonctionne. Si cela ne fonctionne pas, assurez-vous de communiquer les obstacles que vous avez rencontrés afin d'obtenir l'assistance dont vous avez besoin pour résoudre tout problème.

Résultat clé :

Utilisation soutenue du système selon les attentes.

Pièges courants et stratégies d'atténuation

Pour compléter ce guide, nous aimerions énumérer certains des pièges les plus courants que vous pourriez rencontrer au cours de ce processus, ainsi que les stratégies d'atténuation que vous pouvez mettre en œuvre.

Manque de soutien du leadership : Si vous n'avez pas le soutien d'un leader au sein de l'organisation, il peut devenir difficile de gagner le cœur et l'esprit des personnes qui résistent au changement. Stratégie d'atténuation : Identifiez un sponsor principal dans votre organisation. Leur soutien au système devrait les impliquer d'exprimer leur soutien au projet, de plaider en faveur de votre vision ou même d'allouer les ressources nécessaires à la mise en œuvre du changement.
Le faire seul : Vous pouvez être sûr de pouvoir tout faire par vous-même, mais les défis liés à l'adoption d'un nouveau système peuvent rapidement devenir écrasants. Stratégie d'atténuation : Constituez un groupe de travail qui peut parler en votre nom et diffuser les avantages du nouveau système.
Viser la perfection : vous pourriez passer des heures et des jours à créer le système parfait et les gens pourraient se lasser d'attendre le lancement officiel de ce que vous construisez. Stratégie d'atténuation : créez un espace sûr, pilotez et itérez rapidement pour vous donner la flexibilité de lancer quelque chose de moins que parfait pour obtenir des points de données sur ce qui fonctionne. Jetez un œil à cette vidéo sur Agile M&E pour vous inspirer.
Manque de partage d'informations : il s'agit d'un écueil courant. Sans que les gens sachent pourquoi vous faites ce que vous faites et quelles sont les attentes, les gens pourraient résister. Stratégie d'atténuation : pour résoudre ce problème, créez un plan de communication avec des messages clés clairs pour vos groupes de parties prenantes et mettez en place un plan indiquant quand vous enverrez ces messages et via quels canaux vous les partagerez. Par exemple, vous pouvez utiliser des envois d'e-mails et/ou des messages dans le chat de votre organisation. Il est utile d'avoir plusieurs canaux pour faire passer votre message.
Support inaccessible : Vous ne voulez pas laisser quiconque frustré dans le processus d'utilisation du système et cela peut arriver s'il n'y a personne pour l'aider lorsqu'il rencontre un problème. Stratégie d'atténuation : Établissez des canaux de soutien, en particulier pendant les premières semaines après le lancement. Créez différents canaux sur différents médias en fonction du fonctionnement de votre organisation (par exemple, une adresse e-mail dédiée, des salles de chat, etc.) Affectez des personnes clés de votre équipe qui répondront à ce type de questions.

En suivant ces 4 étapes, vous êtes prêt à introduire un nouveau système, et plus précisément ActivityInfo à votre équipe ! Si vous pensez toujours que vous avez besoin de notre soutien pour le faire, n'hésitez jamais à nous contacter pour discuter de nos options d'intégration.