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Una guía completa para una base de datos de M&E a nivel de proyecto

Como profesional de Monitoreo y Evaluación, debe tener una visión general completa de uno o más proyectos en su organización. Debe poder monitorear el desempeño de cada proyecto, evaluar su impacto e informar a todas las partes interesadas relevantes sobre ellos.

Para poder hacer eso, desarrolla un conjunto de herramientas tales como:

una teoría del cambio (TdC)
un marco lógico o marco de resultados
un plan M&E o MEAL
herramientas de recopilación de datos

Lo más probable es que tenga una comprensión clara de los resultados que desea lograr a través del proyecto, qué actividades necesita implementar, objetivos e indicadores también.

Sin embargo, una vez que comience a implementar las actividades del proyecto, es posible que se dé cuenta de que esto no es suficiente. Usted y sus colegas pueden encontrar datos en diferentes ubicaciones y formatos, las hojas de cálculo duplicadas o desactualizadas aún pueden moverse entre las partes interesadas y responder preguntas clave sobre su proyecto comienza a convertirse en una tarea abrumadora.

En esta guía, analizaremos el concepto de una base de datos a nivel de proyecto para simplificar sus esfuerzos de seguimiento y evaluación. Exploraremos:

Por qué y cómo una base de datos de este tipo le ayudará a comprender mejor los datos del proyecto
Características clave de una base de datos efectiva a nivel de proyecto
5 pasos para configurar una base de datos de este tipo
Cómo diseñar una base de datos simple en ActivityInfo

Para profundizar en los principios del diseño de bases de datos, eche un vistazo a nuestro seminario web "Principios de diseño de bases de datos y diseño de una nueva base de datos en ActivityInfo".

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1. ¿Por qué construir una base de datos de M&E a nivel de proyecto?

Una base de datos le permite almacenar y administrar datos relacionados con su proyecto en un solo lugar. En comparación con las hojas de cálculo, las bases de datos son más flexibles y le permiten trabajar con volúmenes de datos mucho mayores. Veamos cómo esto marca la diferencia durante la implementación del proyecto:

¿Por qué reemplazar una hoja de cálculo con una base de datos?

Podría valer la pena invertir tiempo y esfuerzo en diseñar una base de datos en lugar de una hoja de cálculo para:

Maximice la eficiencia en los flujos de trabajo de datos: de esta manera se minimiza la duplicación de esfuerzos y puede maximizar el valor de cada punto de datos almacenado en la base de datos.
Minimice el almacenamiento general y el tamaño de la base de datos; en consecuencia, reducir el costo de mantenimiento de la base de datos y mejorar el rendimiento general.
Minimice la necesidad de futuras reestructuraciones costosas y que consumen mucho tiempo, si la estructura inicial resulta insuficiente para los nuevos requisitos.

Una base de datos permite la colaboración basada en datos entre todas las partes interesadas del proyecto

Cuando comienzas a trabajar en un proyecto, estás rodeado de varias partes interesadas con diferentes necesidades y preguntas que pueden responderse con los datos del proyecto. Un ejercicio de mapeo lo ayudará a ver claramente quiénes son estas partes interesadas para su proyecto. Ejemplos incluyen:

Oficiales de proyecto que implementan el proyecto
Gerentes de proyecto que supervisan la implementación
Líderes de programa y liderazgo sénior
Donantes
Organizaciones asociadas
Sede y otros departamentos de la organización
Y por supuesto beneficiarios

Para poder responder preguntas tan diversas, debe tener acceso a una única fuente de verdad y poder manipularla de tal manera que pueda obtener respuestas relevantes.

Gracias a una base de datos, las partes interesadas pueden tomar medidas sobre los datos con confianza

Cuando tiene una única fuente de información en una base de datos, siempre puede tener una descripción precisa del estado más reciente del proyecto. Puede:

Resumir los datos para comprender el rendimiento general.
Ordenar los datos para detectar segmentos de alto rendimiento.
Filtrar los diferentes segmentos de información para comprender cómo se desglosan los resultados en diferentes grupos demográficos o ubicaciones.
Armonizar los resultados a través de un conjunto estándar de indicadores.
Comprender las relaciones entre los datos y revelar información.
Realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo. Como todas las partes interesadas pueden acceder a datos de alta calidad cuando sea necesario, todos los involucrados pueden tomar medidas con confianza.

2. ¿Cómo parece una buena base de datos a nivel de proyecto?

Para obtener lo mejor de una base de datos, debe diseñarse de manera efectiva. Antes de comenzar el diseño de una base de datos, debemos establecer que debe haber un equilibrio entre dos principios generales relacionados con ella:

Principio 1- Minimizar la redundancia de datos: los datos añadidos a la base de datos no deben repetirse innecesariamente
Principio 2 - Maximizar la integridad de los datos: los datos recopilados cubren todos los elementos necesarios para una comprensión holística de los diferentes activos del proyecto

Para refinar aún más la base de datos, debemos responder las siguientes preguntas:

Preguntas	Acciones y ejemplos
¿Qué datos queremos incluir en la base de datos del proyecto y cómo se vinculan entre sí?	Mirando el TdC, el marco lógico y el plan de M&E, necesitamos enumerar todos los datos procesables que deben capturarse en la base de datos. Luego, necesitamos mapear las relaciones entre estos puntos de datos. P.ej. Actividades, ubicaciones, socios implementadores, indicadores, inventarios, beneficiarios, etc.
¿Quién puede acceder a esa base de datos?	A continuación, debemos definir reglas claras sobre quién necesita acceso a qué datos y qué deberían poder hacer con estos datos. P.ej. Los oficiales de proyectos que trabajan en la implementación de actividades diarias deben ingresar datos sobre las actividades, pero los gerentes de proyectos deben poder trabajar con los datos para crear informes.
¿Cómo se gestionarán los cambios?	Factores externos o internos pueden causar la necesidad de cambios urgentes o frecuentes en los datos recopilados. Esto puede tener un gran impacto en el diseño de la base de datos, si no es lo suficientemente flexible para adaptarse fácilmente a estos cambios. P.ej. Actividades formativas durante el COVID: nuevas necesidades de desagregación de datos entre presencial y online a mitad de año.
¿Cuándo estarán disponibles los datos para cada grupo de partes interesadas?	Una base de datos eficiente garantiza que los datos se capturen y estén disponibles de manera oportuna para satisfacer las diversas necesidades de informes de las partes interesadas. P.ej. Informes: semanales para los oficiales de proyectos, mensuales para los gerentes de proyectos, trimestrales para los líderes sénior.

3. Diseño efectivo de base de datos a nivel de proyecto en 5 pasos

Avanzando un paso más, echemos un vistazo a los 5 pasos clave para implementar una base de datos de M&E a nivel de proyecto. Esta es una herramienta útil para comenzar desde cero o para ayudarlo a pasar de una hoja de cálculo a una base de datos.

Pasos	Acciones y ejemplos
Paso 1: Identificar entidades	Enumere todas las entidades (los bloques de construcción básicos) involucradas en el proyecto. El TdC y el LogFrame pueden ayudarlo a identificar todas las entidades necesarias para incluir en la base de datos. P.ej. Entidades: Beneficiarios, Cursos de formación, Jornadas de formación
Paso 2: Identificar atributos	Observe de cerca las necesidades de cada parte interesada para comprender qué tipo de datos se necesitan para cada entidad identificada para cada parte interesada. Tenga en cuenta cualquier requisito de datos desglosados, ya que también necesitaría recopilarlos. Piense en el tipo de datos necesarios para cada atributo (por ejemplo, texto, cantidad, lista, fecha, etc.) P.ej. 1. Entidad: Curso de capacitación Atributos: nombre del curso (texto), instructor (texto), ubicación (con desagregación en línea y presencial) (lista de opciones) 2. Entidad: Sesiones de capacitación Atributos: fecha, participantes, número de participantes
Paso 3: Identifique las relaciones	Mapee cómo las entidades se relacionan entre sí. Tenga en cuenta la dirección de la relación con las flechas. Tenga en cuenta la cardinalidad (uno a uno, uno a muchos, muchos a uno y muchos a muchos) en estas relaciones. Encuentre su forma preferida de visualizar el modelo de datos. P.ej. 1. Un curso de capacitación tiene muchas sesiones de capacitación y una sesión de capacitación tiene muchos beneficiarios. 2. Cada Beneficiario puede asistir a múltiples sesiones de capacitación.
Paso 4: Asignar clave(s)	Paso 4: Asignar clave(s) Defina qué atributo identifica de forma única a cada entidad. ¿Es un atributo o más? Si hay más, puede tener más claves (llamadas "clave compuesta"). P.ej. Entidad: Beneficiario Atributos: Nombre, Fecha de Nacimiento, Lugar de Nacimiento. Clave(s): Nombre y fecha de nacimiento
Paso 5: Normalización	Optimice la base de datos y establezca vínculos más claros entre los datos disponibles. En lugar de juntar todos los datos, divídalos en más tablas y asegúrese de no repetirlos. Use claves para vincular tablas. Esto ayuda a eliminar datos redundantes y mejora la integridad de los datos. Tenga en cuenta lo siguiente: - Cada atributo debe tener un solo valor. - Todos los demás valores deben depender funcionalmente de la clave principal. - Sin dependencias funcionales transitivas (es decir, los otros atributos no deben depender entre sí, sino que deben depender solo de la clave)

4. Crea una base de datos en ActivityInfo

ActivityInfo ofrece una solución integral para recopilar, administrar y analizar datos. Además de recopilar datos mediante una aplicación móvil, puede importar datos de otros sistemas para administrarlos de manera más eficiente.

Asignación de los pasos de diseño de la base de datos a ActivityInfo

En ActivityInfo, cada base de datos puede contener carpetas con formularios de recopilación de datos. Usando los formularios de recopilación de datos, puede recopilar datos relacionados con las entidades de su proyecto, aquí llamados registros. Cuando diseña formularios de recopilación de datos, utiliza campos para recopilar los Atributos que definen la Entidad y para definir las claves para la base de datos. Los subformularios le permiten crear relaciones de uno a muchos entre registros primarios y secundarios. Los formularios de referencia le permiten crear listas estándar a las que pueden hacer referencia sus formularios de recopilación de datos.

Estructura de la base de datos en ActivityInfo

Nivel	Regla de oro	Ejemplos
Base de datos	Un espacio dedicado para un equipo discreto con un caso de uso específico.	Una base de datos para cada oficina de país.
Carpeta	Colección de formularios relacionados con un tema común.	Formularios agrupados en carpetas por sector.
Formulario	Un conjunto de datos específico que representa una lista de entidades, cada una de las cuales tiene un conjunto común de atributos.	Registro de beneficiarios, Encuesta de línea de base, Lista de socios.
Registro	Una entidad individual, discreta.	Beneficiario, Actividad.
Campo	Un atributo específico que describe la entidad de alguna manera.	Nombre, Ubicación, Fecha.

Consejos para crear una base de datos en ActivityInfo

Los siguientes consejos son útiles si está creando una base de datos desde cero en ActivityInfo:

Cree formularios de referencia para listas estándar que se utilizarán en varios lugares; agregue estos formularios en una carpeta para mantenerlos juntos.
Use Subformularios para capturar una a muchas relaciones. Esto es útil si, por ejemplo, recopila información repetitiva para una entidad.
Automatice varios procesos para minimizar los errores y garantizar la integridad de los datos: use máscaras de entrada, reglas de validación y campos calculados.

¡Comience con su propia base de datos!

Ofrecemos varias plantillas de bases de datos que puede usar para explorar los pasos que se describen en este artículo. Para practicar con datos similares a los usados en este artículo, puede usar la plantilla de base de datos de monitoreo de entrenamientos. La base de datos incluye dos formularios de referencia donde puede agregar las capacitaciones y las instituciones de capacitación donde se realizan las capacitaciones. También contiene tres formularios de recolección de datos; uno para medir el alcance de los beneficiarios y recopilar la lista de participantes, uno para una encuesta de evaluación posterior a la capacitación y otro para crear un inventario de todo el material cualitativo relacionado con la capacitación. Para comenzar, haga clic en "Comenzar con la plantilla".

También puede diseñar una base de datos simple desde cero. Para comenzar, siga el tutorial "Cómo crear una base de datos en blanco (simple) sin socios".

Puede probar el software ActivityInfo y experimentar con las bases de datos con una prueba gratuita de 30 días. ¿Desee obtener más información o ampliar su versión de prueba? Entonces, ¡no dude en contactarnos!