Niveles de Análisis en la Gestión de la Información - cómo y cuánto rastrear
En nuestra publicación de blog anterior, exploramos el concepto de Marco Lógico y el de un Sistema de Gestión de Información y analizamos su propósito. También presentamos el papel de ActivityInfo en la gestión de la información.
En esta publicación de blog, damos el siguiente paso para comprender cómo debe funcionar un sistema de información exitoso, inspirándonos en nuestros usuarios actuales.
A veces, cuando estamos trabajando con nuevas organizaciones para ayudarlas a configurar ActivityInfo de una manera que satisfaga las necesidades de su programa, escuchamos la famosa frase "Solo necesitamos rastrear un número para nuestro Marco Lógico".
Aunque esto suena como una tarea simple y fácil de hacer, hay ciertas cosas a tener en cuenta antes de continuar. Para ello nos hacemos las siguientes preguntas:
1. ¿Es realmente un solo número?
Aunque un Marco Lógico podría solicitar el seguimiento de un indicador de alto nivel, es muy importante comprender que este indicador de alto nivel puede derivar de muchos otros indicadores que deben recopilarse en otros niveles de análisis (es decir, en el nivel de actividades, en el producto y en el nivel de resultado).
Entonces, lo primero que debe hacer es comprender qué representa el indicador de alto nivel y qué se necesita para calcularlo. Para hacer esto, considere cuáles son los otros números (indicadores) necesarios para ayudarlo a alcanzar ese indicador y analice estos números también.
Luego haga eso para cada nivel del Marco Lógico hasta que tenga una comprensión clara de lo que se debe rastrear en cada nivel. Los siguientes consejos pueden facilitarle hacer esto:
a. Analizar el indicador de alto nivel
Los indicadores de alto nivel suelen ser los más difíciles de rastrear. Esto se debe a que es posible que necesiten algo de trabajo para obtenerlos. La mejor manera de acercarse a un indicador de alto nivel es preguntarse qué hay detrás. Escriba lo que necesita para rastrear este número.
Haga todas las preguntas necesarias y dé las respuestas respectivas. Si está trabajando con socios y ellos son responsables de proporcionarle esos números, asegúrese de haber definido una forma coherente y clara de cómo deben informar sus números.
Asegúrese de que no puedan acceder y editar los datos que le informaron sin su permiso después de una fecha límite y que no haya duplicados en sus documentos de informes.
b. Analizar los porcentajes
Cuando tenga un indicador en forma de porcentaje en cualquier nivel de análisis, asegúrese de entender de qué se trata el porcentaje. Averigüe qué dos indicadores se necesitan para calcular este porcentaje y asegúrese de que usted o sus socios los sigan de manera adecuada.
c. Identificar las unidades de análisis
Asegúrese de tener un nombre claro para lo que desea recopilar para cada nivel de análisis. Los indicadores cuantitativos deben nombrarse en función de una unidad de análisis. Esto también ayudará a las personas que recopilan los datos, ya que aclarará qué deben buscar exactamente.
d. Decidir sobre los puntos de datos
Antes de comenzar la recopilación de datos, es importante decidir qué puntos de datos se utilizarán para recopilar los datos. ¿Son fiables estos puntos de datos? ¿Está capturando y almacenando los números reales? Luego, asegúrese de que todos los que recopilan datos usen los mismos puntos de datos para garantizar la coherencia.
- Revisar los indicadores que son difíciles de obtener
Si no hay forma de rastrear un indicador, tal vez no sea el indicador correcto. Intente encontrar otro indicador que sea viable recopilar.
2. ¿Cómo rastrear esta información?
Una vez que sepa qué indicadores necesita rastrear para cada nivel de análisis, es importante decidir y definir la forma en que rastreará la información necesaria para cada nivel. Tal vez tenga sentido utilizar un sistema centralizado para todos los indicadores, comenzando desde el nivel más bajo y avanzando hacia el nivel más alto. O tal vez no hay ningún valor real en el seguimiento de todo en un solo lugar, en lugar de eso, tal empresa haría que su proceso fuera más engorroso.
Un ejemplo para examinar serían los Clústeres y la forma en que rastrean la información para los programas que se ejecutan en una multitud de ubicaciones y requieren la colaboración de muchos socios. A veces, las organizaciones socias recopilan los indicadores relacionados con las actividades en su propio sistema de información y luego informan sus indicadores al líder del grupo, quien recopila estos indicadores de nivel inferior de todos los socios y los agrega para producir los indicadores de alto nivel. Los Sistemas de Información del socio pueden variar desde Hojas de Excel hasta Informes escritos en papel. El líder del grupo deberá asegurarse de que estos datos se recopilen correctamente para poder producir los indicadores necesarios para el nivel superior del análisis.
En este flujo de trabajo, el líder del Grupo Sectorial que también es responsable del progreso general del Programa o la Respuesta podría no tener fácil acceso a la forma en que se recolectaron los Indicadores de las Actividades.
3. ¿Qué parte de la información que controlo debe estar en un sistema de información en línea?
Considerando el mismo ejemplo de Clusters, examinaremos cómo se puede usar ActivityInfo para rastrear cualquier nivel de análisis necesario.
En algunos casos, ActivityInfo funciona como la capa superior, y cada miembro del clúster mantiene su propio sistema de información que luego alimenta la base de datos del Clúster. Esto provoca cierta duplicación de esfuerzos e ineficiencia, pero lo más probable es que sea inevitable ya que cada organización opera de manera diferente y diseñar e imponer un sistema unificado a nivel de beneficiario entre 20 o 100 socios sería mucho más costoso.
En el extremo opuesto del espectro, ActivityInfo se puede utilizar en todos los niveles del sistema, desde la recopilación de datos en dispositivos móviles hasta los paneles ejecutivos. Mire el ejemplo de cómo la Fundación AIP adoptó ActivityInfo en cinco oficinas en cuatro países para monitorear su programa en todos los niveles.
En resumen, aunque rastrear ese indicador de alto nivel puede no ser la tarea más fácil de llevar a cabo, tener un plan claro de qué rastrear y cómo rastrearlo puede disminuir inherentemente la dificultad de la tarea.
ActivityInfo es el resultado de la necesidad de miles de trabajadores humanitarios en todo el mundo de rastrear e informar sobre los datos de manera flexible. Esta flexibilidad permite a los trabajadores humanitarios utilizar el software tanto para la agregación de alto nivel de múltiples indicadores provenientes de varios socios como para recopilar indicadores de bajo nivel para actividades en el campo.
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