Niveaux d'analyse dans la gestion de l'information - comment et combien suivre

Dans notre précédent article, nous avons exploré le concept du Cadre Logique (LogFrame) et celui d'un système de gestion de l'information et nous avons analysé leur objectif. Nous avons également présenté le rôle d'ActivityInfo dans la gestion de l'information.

Dans cet article, nous explorons le fonctionnement d'un système d'information performant, en nous inspirant de nos utilisateurs actuels.

Parfois, lorsque nous travaillons avec de nouvelles organisations pour les aider à configurer ActivityInfo d'une manière qui réponde aux besoins de leur programme, nous entendons la fameuse phrase «Nous avons juste besoin de suivre un numéro pour notre Cadre Logique/LogFrame ».

Bien que cela semble être une tâche simple et facile à faire, il y a certaines choses à garder à l'esprit avant de passer à autre chose. Pour ce faire nous posons les questions suivantes :

1. S'agit-il bien d'un seul chiffre ?

Même si un cadre logique peut demander le suivi d'un indicateur de haut niveau, il est très important de comprendre que cet indicateur de haut niveau peut dériver de nombreux autres indicateurs qui doivent être collectés à d'autres niveaux d'analyse (par exemple au niveau des activités, au niveau des extrants et au niveau des résultats).

La première chose à faire est donc de comprendre ce que signifie l'indicateur de haut niveau et ce qui est nécessaire pour le calculer. Pour ce faire, considérez quels sont les autres chiffres - indicateurs - nécessaires pour vous aider à atteindre cet indicateur et analysez également ces chiffres.

Ensuite, faites-le pour chaque niveau du LogFrame jusqu'à ce que vous compreniez clairement ce qui doit être suivi à chaque niveau. Les conseils suivants peuvent vous faciliter la tâche :

a. Analyser l'indicateur de haut niveau

Les indicateurs de haut niveau sont généralement ceux qui sont les plus difficiles à suivre. C'est parce qu'ils pourraient avoir besoin de travaux pour les obtenir. La meilleure façon d'aborder un indicateur de haut niveau est de se demander ce qui se cache derrière. Notez ce dont vous avez besoin pour suivre ce numéro.

Posez toutes les questions nécessaires et donnez les réponses respectives. Si vous travaillez avec des partenaires et qu'ils sont chargés de vous fournir ces chiffres, assurez-vous d'avoir défini de manière cohérente et claire la manière dont ils doivent communiquer leurs chiffres.

Assurez-vous qu'ils ne peuvent pas accéder et modifier les données qui vous sont signalées sans votre permission après un délai et qu'il n'y a pas de doublons dans leurs rapports.

b. Analysez les pourcentages

Lorsque vous disposez d'un indicateur sous la forme d'un pourcentage à n'importe quel niveau d'analyse, assurez-vous de comprendre de quoi il s'agit. Déterminez quels sont les deux indicateurs nécessaires pour calculer ce pourcentage et assurez-vous que vous ou vos partenaires les suivez correctement.

c. Identifier les unités d'analyse

Assurez-vous d'avoir un nom clair pour ce que vous voulez collecter pour chaque niveau d'analyse. Les indicateurs quantitatifs doivent être nommés en fonction d'une unité d'analyse. Cela aidera également les personnes qui collectent les données, car cela leur indiquera exactement ce qu'elles doivent rechercher.

d. Décider des points de données

Avant de commencer la collecte de données, il est important de décider quels points de données seront utilisés pour collecter les données. Ces points de données sont-ils fiables ? Capturez-vous et stockez-vous les chiffres réels ? Assurez-vous ensuite que toutes les personnes qui collectent des données utilisent les mêmes points de données pour garantir la cohérence.

e. Revisiter des indicateurs difficiles à obtenir

S'il n'y a aucun moyen de suivre un indicateur, ce n'est peut-être pas le bon indicateur. Essayez de trouver un autre indicateur viable à collecter.

2. Comment vais-je suivre ces informations ?

Une fois que vous savez quels indicateurs vous devez suivre pour chaque niveau d'analyse, il est important de décider et de définir la manière dont vous suivrez les informations nécessaires pour chaque niveau. Il est peut-être judicieux d'utiliser un système centralisé pour tous les indicateurs, en commençant par le niveau le plus bas et en remontant vers le niveau le plus élevé. Ou peut-être qu'il n'y a aucune valeur réelle à tout suivre en un seul endroit, au lieu de cela, une telle entreprise rendrait votre processus plus lourd.

Un exemple à examiner serait les clusters et la façon dont ils suivent les informations pour les programmes qui se déroulent dans une multitude d'endroits et nécessitent la collaboration de nombreux partenaires. Parfois, les organisations partenaires rassemblent les indicateurs concernant les activités sur leur propre système d'information, puis elles rapportent leurs indicateurs au chef de cluster qui collecte ces indicateurs de niveau inférieur auprès de tous les partenaires et les agrège pour produire les indicateurs de haut niveau. Les systèmes d'information du partenaire peuvent varier de feuilles Excel à des rapports écrits sur papier. Le chef de groupe devra s'assurer que ces données sont correctement collectées afin d'être en mesure de produire les indicateurs requis pour le niveau supérieur de l'analyse.

Dans ce flux de travail, le chef de cluster qui est également responsable de l'avancement global du programme ou de la réponse peut ne pas avoir facilement accès à la manière dont les indicateurs des activités ont été collectés.

3. Quelle quantité d'informations que je surveille doit être sur un système d'information en ligne ?

En considérant le même exemple de clusters, nous examinerons comment ActivityInfo peut être utilisé pour suivre tous les niveaux d'analyse nécessaires.

Dans certains cas, ActivityInfo fonctionne comme la couche supérieure, chaque membre du cluster conservant son propre système d'information qui alimente ensuite la base de données du cluster. Cela entraîne une certaine duplication des efforts et de l'inefficacité, mais est très probablement inévitable car chaque organisation fonctionne différemment et concevoir et imposer un système unifié au niveau des bénéficiaires entre 20 ou 100 partenaires serait beaucoup plus coûteux.

À l'opposé du spectre, ActivityInfo peut être utilisé à tous les niveaux du système, de la collecte de données sur les appareils mobiles aux tableaux de bord exécutifs. Jetez un coup d'œil à l'exemple de la façon dont la Fondation AIP a adopté ActivityInfo dans cinq bureaux répartis dans quatre pays pour surveiller son programme à tous les niveaux.

En résumé, bien que le suivi d'un indicateur de haut niveau ne soit pas la tâche la plus facile à réaliser, avoir un plan clair de ce qu'il faut suivre et comment le suivre peut intrinsèquement réduire la difficulté de la tâche.

ActivityInfo est le résultat du besoin de milliers d'humanitaires du monde entier de suivre et de rapporter des données de manière flexible. Cette flexibilité permet aux humanitaires d'utiliser le logiciel à la fois pour l'agrégation de haut niveau de plusieurs indicateurs provenant de divers partenaires et pour la collecte d'indicateurs de bas niveau pour les activités sur le terrain.

Si vous êtes intéressé par une procédure pas à pas plus approfondie sur la création d'un système complet de collecte de données pour les activités de suivi et d'évaluation, veuillez envisager de suivre le cours en ligne gratuit « Maîtriser les bases de la gestion de l'information avec ActivityInfo ».