34 pays utilisent ActivityInfo pour simplifier la coordination humanitaire ; les meilleures pratiques des plus gros déploiements

Depuis plus d'une décennie, ActivityInfo est au cœur de la réponse humanitaire en soutenant la coordination et le suivi de la réponse dans le monde entier. Aujourd'hui, 34 pays et des centaines d'organisations utilisent la plate-forme pour surveiller divers aspects liés à la réponse humanitaire nationale ou régionale et plus de pays devraient rejoindre ActivityInfo au cours de l'année à venir.

À l'approche de 2022, les responsables de la gestion de l'information du monde entier commencent à planifier les exigences pour les rapports de la nouvelle année, en pensant aux systèmes de gestion de l'information nouveaux ou améliorés à mettre en place. Ils fixent de nouveaux objectifs pour responsabiliser les organisations partenaires afin de les aider à soumettre des données propres et de qualité en temps opportun.

L'équipe d'ActivityInfo a discuté en détail avec les responsables de la gestion de l'information de certains des plus grands déploiements sur trois continents des processus de reporting, des structures de base de données ActivityInfo et des principaux enseignements tirés au cours de l'année.

Dans cet article, nous présentons quelques points saillants du travail des équipes de gestion de l'information du HCR, de l'OIM et de l'UNOCHA. Nous explorerons leur travail sur le suivi de la réponse humanitaire au Liban, en Ouganda, en Libye et dans 17 pays travaillant sur la réponse pour le Venezuela, dans l'espoir de fournir une source d'inspiration aux responsables de la gestion de l'information qui souhaitent simplifier les rapports pour une coordination humanitaire à grande échelle pour 2022.

Vous pouvez télécharger cette fiche pour un résumé des meilleures pratiques et des conseils partagés directement par les responsables de la gestion de l'information du monde entier et vous pouvez plonger dans une analyse détaillée de chaque cas d'utilisation dans notre guide plus long (en anglais).

Suivi des rapports des secteurs pour le plan de réponse à la crise du Liban

Le HCR et l'UNICEF, en collaboration avec d'autres agences des Nations Unies, rassemblent plus de 250 organisations partenaires dans le cadre du Plan de Réponse à la Crise du Liban pour les réfugiés syriens. L'inter-agence est responsable de la coordination de la réponse et utilise plus de 30 bases de données dans ActivityInfo couvrant divers aspects tels que l'appel, le financement, le suivi, les services fournis et la gestion des cas pour 12 secteurs.

Pour les secteurs faisant rapport sur le suivi, l'inter-agence s'assure que toutes les données soumises par les 255 organisations partenaires impliquées dans la réponse sont centralisées en un seul endroit, en utilisant une base de données ActivityInfo et plusieurs dossiers. À l'aide de fonctionnalités clés telles que les formulaires de référence, les règles de validation et les verrous, l'équipe atteint un niveau de contrôle élevé sur les données rapportées et crée des relations entre les formulaires et les données soumises. Ensuite, à l'aide de l'API ActivityInfo, l'équipe de gestion des informations se connecte à Power BI et crée des produits d'information publics.

Voici quelques-uns des conseils partagés par l'équipe IM :

• Utiliser une base de données unique avec des dossiers afin de regrouper plus facilement les données de tous les secteurs.
• Lier les formulaires principaux aux formulaires de référence (par exemple pour des projets communs).
• Utiliser des règles de validation et des verrous pour contrôler davantage les rapports des partenaires.
• Partager l'impact de l'organisation en tirant parti de la facilité d'utilisation de l'API ActivityInfo

Nous tenons à remercier M. Maroun Sader, responsable de la gestion de l'information dans l'inter-agence de Liban et l'UNHCR pour avoir fourni les informations sur la base de données de rapports des secteurs.

Vous souhaitez en savoir plus sur la base de données de suivi des reportings sectoriels au Liban ? Ensuite, lisez l'article complet (en anglais) ou regardez la vidéo suivante :

Cartographie des services pour le Plan de Réponse à la Crise au Liban

Un autre outil créé par l'inter-agence au Liban avec l'aide d'ActivityInfo est la cartographie des services intersectoriels pour le pays. Couvrant 4391 services, le système simplifie les références des individus, des ménages ou des communautés à risque d'un fournisseur de services à un autre.

L'inter-agence utilise une base de données dans ActivityInfo pour rassembler 161 organisations partenaires qui rendent compte de l'état de divers services. La base de données est ensuite associée à un logiciel de visualisation et de messagerie électronique pour fournir un outil complet de recherche, de gestion et de mise à jour des services au Liban. Le tableau de bord produit offre un accès facile à quiconque a besoin de trouver un service ou une référence spécifique afin qu'ils puissent facilement trouver l'organisation responsable du service et les informations de contact.

En utilisant 4 dossiers séparés dans une base de données, l'inter-agence rassemble les quatre bureaux extérieurs du pays et crée des groupes d'informations avec des dossiers supplémentaires sous chaque bureau extérieur. Les organisations partenaires sont invitées à faire rapport dans les formulaires de ces dossiers par le bureau de terrain respectif.

Quant aux pourboires, l'inter-agence suggère de :

• Explorer les capacités de l'API ActivityInfo et les possibilités d'outils supplémentaires pour offrir plus de valeur aux collègues et aux organisations partenaires.
• Structurer les bases de données dans ActivityInfo d'une manière qui reflète les flux d'informations du bureau sur le terrain au partenaire et vice versa.

Nous tenons à remercier M. Raffi Kouzoudjian, responsable de la gestion de l'information à l'inter-agence libanaise pour avoir fourni les informations sur la base de données cartographiques du Service.

Vous souhaitez en savoir plus sur la base de données cartographique des services au Liban ? Ensuite, lisez l'article complet (en anglais) ou regardez la vidéo suivante :

Coordination des rapports sectoriels pour le Plan de Réponse aux Réfugiés en Ouganda

Le bureau régional du HCR dans la région de l'Est, de la Corne de l'Afrique et des Grands Lacs utilise ActivityInfo pour coordonner les rapports pour plusieurs bureaux de pays de la région tels que les bureaux de pays du Kenya, du Soudan du Sud, du Soudan, du Rwanda, de la Somalie et de l'Ouganda. Nous avons parlé avec l'équipe IM du bureau extérieur de l'Ouganda où ActivityInfo est utilisé pour le suivi des activités et le suivi des réponses, le suivi du financement au niveau du projet, ainsi que la gestion des cas et le suivi des cas par les partenaires.

L'équipe de la gestion de l'information consolide et met toutes les données à la disposition des organisations partenaires afin d'accroître la transparence et d'encourager la participation. La structure de la base de données suit la structure du Plan de Réponse aux Réfugiés de l'Ouganda et en utilisant des fonctionnalités clés telles que les règles de validation et la fonctionnalité d'importation, l'équipe gagne du temps et réduit les besoins de nettoyage des données. L'équipe IM regroupe les formulaires en fonction du secteur et du type de rapport (partenaire ou responsable de secteur) et crée des dossiers séparés pour chaque objectif qui contiennent des formulaires et des sous-formulaires pour les rapports mensuels ou trimestriels sur des emplacements spécifiques. Ensuite, avec le support de l'API ActivityInfo, l'équipe combine les données à l'aide de Power BI et visualise les résultats clés à l'aide d'Illustrator.

En ce qui concerne les recommandations, le bureau de pays suggère :

• Essayez de partager les coûts d'un abonnement à ActivityInfo avec le bureau régional.
• Ajouter une référence à ActivityInfo dans les PPA partenaires et le RRP afin d'augmenter l'effet de levier.
• Éviter les outils parallèles et les processus de reporting.
• S'assurer que les chefs de file du secteur dirigent le processus et que la haute direction soutient la mise en œuvre du système.
• Fournir des formations régulières, de la documentation et des guides.
• Permettre aux partenaires d'avoir plus d'un point focal de reporting.
• Commencer avec des produits d'information au niveau national et augmenter progressivement la granularité.

Nous tenons à remercier M. Bo Hurkmans, responsable de la gestion de l'information au HCR pour avoir fourni des informations sur la base de données du Plan de Réponse aux Réfugiés de l'Ouganda. Voulez-vous en savoir plus sur le Plan de Réponse aux Réfugiés en Ouganda ? Ensuite, lisez l'article complet (en anglais) ou regardez la vidéo suivante :

Suivi du Plan de Réponse Humanitaire en Libye

L'équipe IM de l'UNOCHA en Libye utilise ActivityInfo pour surveiller les indicateurs et les agrégations liés au Plan de Réponse. L'équipe développe un tableau de bord interne pour prendre en charge l'examen et le nettoyage des données, ainsi que des tableaux de bord publics qui offrent un aperçu de la réponse et sont également utilisés pour l'analyse des écarts.

Contrairement aux exemples précédents, les organisations partenaires dans le pays sont moins nombreuses et les indicateurs à travers les secteurs sont similaires. En conséquence, l'équipe peut utiliser une structure de base de données plus simple qui simplifie l'extraction et l'analyse des données. La base de données se compose de plusieurs formulaires de référence qui listent toutes les données communes nécessaires liées à la réponse (par exemple, emplacements, partenaires, secteurs, unités, etc.). Ces formulaires sont référencés dans un formulaire unique avec des règles de pertinence qui garantissent que seuls les champs pertinents apparaissent à chaque organisation partenaire. Le formulaire collecte un indicateur par enregistrement avec d'autres désagrégations. Le résultat est un tableau plat de valeurs d'indicateur où chaque ligne reflète une valeur d'indicateur à un endroit et un groupe de population.

Les recommandations seraient :

• Adapter la structure des bases de données et des formulaires à la capacité du partenaire et au niveau de complexité ou de variété des indicateurs ; pour un petit nombre d'indicateurs similaires, envisagez d'utiliser un seul formulaire.
• Utiliser des règles de pertinence pour montrer seulement ce qui est pertinent pour le partenaire déclarant et réduire le temps qu'il passe à chercher à quoi signaler.
• Utiliser des formulaires de référence pour les listes de données communes qui devront être utilisées plusieurs fois ; cela facilite les mises à jour des formulaires car il n'y a qu'un seul endroit où une mise à jour devrait être appliquée.

Nous tenons à remercier M. Omar Ahmad Hasan Al Daher, responsable de la gestion de l'information à l'UNOCHA en Libye pour avoir fourni des informations sur la base de données du Plan de Réponse Humanitaire en Libye.

Vous souhaitez en savoir plus sur la base de données du Plan de Réponse Humanitaire en Libye ? Ensuite, lisez l'article complet (en anglais) ou regardez la vidéo suivante :

Suivi de la Réponse pour le Venezuela aux niveaux régional et national

Le HCR et l'OIM coordonnent les rapports pour la Réponse pour le Venezuela (R4V) au niveau régional à l'aide d'ActivityInfo. Les bases de données couvrent les rapports de 17 pays et de 159 organisations partenaires et sont développées dans différentes langues pour répondre aux besoins spécifiques de chaque pays. En outre, il existe 7 plates-formes nationales (c'est-à-dire des bureaux de pays hébergeant leurs propres bases de données de rapports) surveillant les activités des organisations partenaires.

Les équipes nationales de gestion de l'information, avec des scripts R ou d'autres outils, traduisent les valeurs catégorielles des données rapportées en anglais, effectuent un contrôle de qualité pour s'assurer de l'alignement avec les critères de rapport au niveau régional et soumettent leurs données à la base de données régionale. L'équipe régionale de gestion de l'information fournit un outil de contrôle de la qualité des données pour s'assurer que les données nationales répondent à certains critères avant qu'elles ne soient importées dans la base de données régionale ActivityInfo. Ensuite, l'équipe crée des tableaux de bord internes et externes pour favoriser la transparence et aider les collègues et les partenaires à conserver une vue d'ensemble de la réponse.

Le rapport 5W régional est effectué dans une base de données, mais il existe des bases de données supplémentaires pour le 5W national de chaque pays. Les responsables de la gestion de l'information nationales ont la liberté de choisir les outils qu'elles préfèrent pour collecter, nettoyer et interroger les données nationales et elles peuvent structurer leur base de données ActivityInfo de la manière qui convient le mieux au contexte du pays, au nombre de partenaires et à la capacité de l'organisation. Les formulaires de référence assurent la cohérence entre tous les pays et facilitent la migration des données de la base de données nationale vers la base de données régionale.

En examinant quelques exemples au niveau national, le Brésil utilise un formulaire plat qui inclut des désagrégations supplémentaires par rapport à ce qui est requis pour le rapport régional, en raison d'autres exigences de rapport.

Dans les Caraïbes, comme il y a moins de capacités et moins d'organisations partenaires, la base de données est structurée de telle sorte que les partenaires doivent simplement sélectionner leur activité et remplir l'indicateur. Le reste des informations peut être facilement sélectionné à partir de listes toutes faites.

La Réponse pour le Venezuela en Équateur

Nous avons également examiné le bureau de pays en Équateur, où les organisations partenaires travaillent dans 6 secteurs et 3 transversaux. L'équipe de gestion de l'information collecte des données à la fois quantitatives et qualitatives pour suivre la réponse dans le pays et soutenir la rédaction de rapports de situation mensuels aux niveaux national et local.

Ils combinent également l'API ActivityInfo avec Python ou R pour produire des tableaux de bord. Certaines des fonctionnalités clés qui prennent en charge la conception de formulaires sont la géodatabase intégrée, les règles de pertinence, la fonctionnalité d'importation et les formulaires de référence. L'équipe de gestion de l'information a utilisé une structure composée de trois formulaires imbriqués (formulaires avec sous-formulaires) et envisage une nouvelle structure pour 2022 afin d'accélérer le processus de rapport via l'importation pour les partenaires.

Nous tenons à remercier M. James Leon Dufour, responsable de la gestion de l'information et M. Francis Fayolle, responsable de la gestion de l'information du HCR et du bureau régional pour la Réponse au Venezuela pour avoir fourni des informations sur les bases de données régionales et nationales du Brésil et des Caraïbes ainsi que des outils utilisés pour le contrôle de la qualité des données.

Nous tenons également à remercier M. Jean Laurent Martin et Gabriela Urgiles Bravo, responsables de la gestion de l'information au HCR et M. Jorge Cabrera responsable de la gestion de l'information à l'OIM pour avoir fourni des informations sur la base de données de l'Équateur.

Voulez-vous en savoir plus sur les bases de données Response for Venezuela ? Ensuite, lisez l'article complet ou regardez les vidéos suivantes :

Envisagez-vous de créer une base de données pour suivre la réponse dans votre pays ou région pour l'année prochaine ? N'hésitez jamais à nous contacter pour discuter de vos besoins ou à commencer tout de suite!