S'éloigner des systèmes cloisonnés avec des bases de données relationnelles pour le suivi et l'évaluation

En matière de suivi et d’évaluation, le cloisonnement des données constitue un défi important lorsque l’on tente d’obtenir une image claire et complète de l’impact des activités d’une organisation.

Par exemple, chaque équipe peut aider des titulaires de droits individuels dans différents types d’activités et, par conséquent, de grandes quantités de données peuvent finir par être dispersées sur différents systèmes. Le regroupement de ces informations et des équipes qui travaillent avec elles peut révéler bien plus d’informations et fournir un aperçu plus complet de la manière dont chaque titulaire de droits est soutenu.

Dans cet article, nous examinons comment une base de données relationnelle, telle qu'ActivityInfo, peut prendre en charge vos activités de S&E et vous aider à éliminer les silos de données non seulement dans vos projets mais également dans votre organisation dans son ensemble.

Qu'est-ce qu'un modèle de base de données relationnelle ?

Il s'agit d'un ensemble de tableaux constitués de lignes et de colonnes, avec des relations entre ces tableaux. Un modèle de base de données relationnelle vous aide à créer une image complète des titulaires de droits dans votre projet.

Quelle est la différence entre une base de données relationnelle et des feuilles de calcul (Excel, Google Sheets, etc.) ?

Il y a diverses différences entre les bases de données et les feuilles de calcul. Deux différences importantes concernent les règles de qualité des données et le volume des données :

• Dans un modèle relationnel, la base de données est plus structurée à mesure que les règles de données sont appliquées. Par exemple, vous ne pouvez pas ajouter une personne à une liste de présence à une formation, si elle n'est pas déjà répertoriée dans la liste des ayants droit qui lui est liée.
• Les bases de données sont souvent conçues pour accueillir un volume de données plus important que les feuilles de calcul. Ainsi, si vous avez 10 à 15 000 titulaires de droits dans votre programme, la plupart des systèmes de modèles de bases de données relationnelles peuvent gérer cela.

Pourquoi et comment le modèle de base de données relationnelle est-il mieux adapté au S&E au niveau du projet ?

1. Un modèle de base de données relationnelle vous aide à dresser un tableau complet de vos ayants droit

Jetons un coup d'œil à l'exemple suivant :

Dans un programme d'aide agricole destiné aux agriculteurs, vous pouvez disposer de nombreux ensembles de données tels que des listes d'agriculteurs, les interventions que vous effectuez dans le programme, etc.

Avec une base de données relationnelle, vous pouvez voir quel agriculteur a participé à quelles interventions. Cela est dû aux relations que vous pouvez établir via la base de données relationnelle.

2. Un modèle de base de données relationnelle vous aide à organiser les résultats obtenus par votre équipe

Ensuite, en tant que responsable du S&E, vous devrez peut-être examiner les résultats de manière coordonnée dans différents secteurs qui composent une initiative multisectorielle.

Par exemple, vous pourriez mener une initiative comportant une composante WASH, une composante éducation et une composante santé, chacune avec son propre ensemble d’indicateurs sur lesquels vous devez rendre compte. Cette initiative est également répandue et est mise en œuvre dans différentes provinces avec des projets distincts distincts que vous menez sur le terrain.

Avec un modèle de base de données relationnelle, vous pouvez voir toutes les relations entre les données que vous collectez au niveau du projet, les attribuer à l'activité qui se déroule dans une province et les relier à des indicateurs spécifiques qui correspondent à un secteur particulier.

3. Un modèle de base de données relationnelle offre de la flexibilité

Cela signifie que vous pouvez configurer les données sur le programme de différentes manières.

Par exemple, vous pourriez avoir une unité centrale d’analyse, centrée sur les ayants droit et au sein de ce point d’analyse, vous pourriez avoir différents attributs. Vous pouvez les relier à une personne en particulier.

Vous pouvez ensuite voir le parcours d'un titulaire de droits à travers ce programme qui peut commencer par une évaluation, des visites mensuelles à domicile pour vérifier son état, etc. Tous ces attributs sont connectés de manière centralisée à un point d'analyse unique vous permettant de faire facilement des allers-retours. avec les données tout en gardant une vue d'ensemble des performances du projet.

Où puis-je créer ou expérimenter une base de données relationnelle ?

ActivityInfo est construit sur le modèle de base de données relationnelle visant à répondre spécifiquement aux besoins des opérations de développement et humanitaires. Il propose également divers modèles de bases de données prêts à l'emploi, avec lequel vous pouvez expérimenter pour en savoir plus.

Comment fonctionne le modèle de base de données relationnelle dans ActivityInfo ?

ActivityInfo vous permet d'établir des relations entre plusieurs ensembles de données. Cela peut être représenté par les colonnes et lignes suivantes :

ActivityInfo dispose d'une hiérarchie intuitive d'organisation des données vous permettant de créer des connexions entre les ensembles de données :

• Les formulaires peuvent être organisés en dossiers et stockés dans votre base de données où les utilisateurs sont ajoutés afin que les équipes puissent collaborer sur leurs données.
• Des enregistrements peuvent être ajoutés à un formulaire.
• Chaque enregistrement peut collecter des informations via un certain nombre de champs (c'est-à-dire texte, numéro, pièce jointe, date, GPS, etc.)

Briser les silos de données en pratique

Si vous souhaitez voir comment les silos de données sont éliminés dans la pratique, vous pouvez essayer l'un des modèles de base de données dans ActivityInfo. Par exemple, il existe un modèle de base de données qui vous permet d'explorer comment ActivityInfo peut être utilisé dans des projets d'aide au développement.

Il utilise comme exemple un programme de promotion du sirop d'érable de Pennsylvanie (PAMAS). Après avoir copié ce modèle, vous pouvez personnaliser la base de données, les formulaires et les champs ainsi qu'ajouter des enregistrements pour répondre à vos besoins.

La base de données suit les indicateurs clés suivants comme résultats :

• Nombre de fermes inscrites au programme
• Nombre de personnes bénéficiant d'une aide
• Nombre de personnes accédant à un financement lié à l’agriculture grâce à l’assistance du projet
• Nombre d'employés gouvernementaux, y compris les employés universitaires et les agents de vulgarisation, formés sur la production, la transformation et le commerce du sirop d'érable

De plus, nous suivons les indicateurs clés suivants pour les résultats :

• Le rendement total par ferme augmente de 20 % parmi les participants
• Le rendement par robinet augmente de 10 % parmi les participants à la fin du programme

Enfin, nous finissons par suivre les indicateurs clés d’impact suivants :

• Le rendement total de la Pennsylvanie augmente de 20 % par rapport à 2019 à la fin du programme
• 200 nouvelles fermes en Pennsylvanie commenceront à exploiter le sirop d'érable d'ici la fin du programme

Voici une liste du contenu de la base de données :

Voici comment les ensembles de données sont liés les uns aux autres à l’aide de champs de référence :

Enfin et surtout, disposer d'une telle structure permet la création de rapports et de tableaux de bord avancés à l'aide des outils d'analyse intégrés dans ActivityInfo. Par exemple, vous pouvez trouver des rapports sur :

• Comparaison des fermes d'une année sur l'autre
• Rapports de comparaison régionaux
• Recrutement d'agriculteurs
• Sensibilisation à la communication
• Sensibilisation à la formation et plus encore

Souhaitez-vous en savoir plus sur la façon dont ActivityInfo peut aider votre organisation à éliminer les silos de données et à améliorer la prestation et l'apprentissage des programmes ? N'hésitez jamais à contactez-nous!