Quatre raisons de mettre en œuvre dès maintenant un système de gestion de l'information pour vos activités de S&E
Lorsque vous travaillez dans le cadre de programmes d'aide humanitaire, d'urgence ou de développement, vous devez avoir accès à des informations actualisées, précises et opportunes. La gestion de l'information est devenue de plus en plus importante pour soutenir le processus de S&E de l'organisation à but non lucratif pour une meilleure collecte, analyse, reporting et visualisation des données. En outre, il existe des risques liés à la sécurité et à l'intégrité des données lorsqu'une attention adéquate n'est pas accordée à l'approche de gestion de l'information.
Dans cet article, nous examinerons quatre raisons pour lesquelles il est essentiel de mettre en œuvre dès maintenant un système de gestion de l'information pour vos activités de suivi et d'évaluation.
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Améliorer l'efficacité au sein de votre organisation
Gérer le changement
Plus vous attendez pour passer à un nouveau système de gestion de l'information, plus cela deviendra difficile, car les gens seront de moins en moins enclins à accepter le changement s'ils s'habituent à un système existant. Pire encore, s’il n’existe aucun système, différentes équipes pourraient commencer à créer leurs propres systèmes pour répondre à leurs besoins. La gestion précoce du changement et des attentes au sein d’une organisation garantit une transition plus facile et un succès plus rapide avec le nouveau système. Dans de tels cas, l’allocation stratégique du temps et une planification éclairée deviennent inestimables, garantissant que toutes les parties prenantes comprennent pourquoi un changement est nécessaire et comment elles seront affectées.
Jetez un œil au processus de gestion du changement au sein de deux organisations qui ont adopté ActivityInfo, pour avoir quelques idées pour votre propre processus de gestion :
Gardez les projets sur la bonne voie
La mise en place d'un système de gestion de l'information peut améliorer l'efficacité dans toute l'organisation. Grâce aux données disponibles pour une prise de décision basée sur les données, vous pouvez apporter de la cohérence au sein des projets pour atteindre leurs objectifs et réévaluer quelle intervention fonctionne avec succès ou non. De plus, vous pouvez concevoir la mise en œuvre de vos activités en parallèle avec la conception de votre système d'information et aider chacun à rester informé à partir d'un référentiel commun qui permet à l'organisation d'atteindre les résultats souhaités.
Favoriser un sens commun de l’orientation
Avec un système de gestion de l’information, vous pouvez également améliorer l’efficacité opérationnelle en contribuant à créer une direction commune pour les personnes au sein de l’organisation et celles travaillant directement avec les bénéficiaires. Cela peut fournir une vision claire pour prendre des décisions éclairées et simplifier le travail, grâce à un ensemble de procédures qui peuvent être mises en place en parallèle du système de gestion de l'information pour définir les meilleures pratiques de collecte, d'analyse, de gestion et de stockage des données. Les équipes dirigeantes au sein de l'organisation peuvent garantir que les livrables et les objectifs du projet sont atteints et que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
Maintenir la qualité des données
La qualité des données est un élément central des opérations humanitaires et de développement, car les données sont utilisées pour prendre des décisions importantes et opportunes lorsque l'on travaille avec les bénéficiaires. La mise en place d'un système de gestion de l'information garantit que l'organisation est en mesure de gérer correctement les données brutes entrantes, et transforme-les en informations significatives. Cela garantit la qualité des données dès le début du projet.
Ensuite, étant donné que les informations peuvent être collectées sur différentes plateformes et dans différents domaines de reporting, des silos de données peuvent être créés. Les informations fragmentées peuvent nuire à la qualité des données et vous empêcher d’obtenir des informations utiles. La centralisation des efforts de collecte et de gestion des données conduit à une amélioration de la qualité des données, à des rapports plus rapides et, par conséquent, à des activités plus efficaces. Un système de gestion de l’information peut s’avérer être un partenaire précieux dans ce cas.
Atténuer les risques liés à la sécurité des données
Le secteur humanitaire et du développement traite souvent des données sensibles et confidentielles. Avec un système de gestion de l'information, qui comprend de puissantes capacités de gestion des utilisateurs, vous pouvez garantir que l'accès aux données est limité au personnel autorisé exclusivement. Ensuite, des politiques et procédures supplémentaires pour la gestion des données au sein de votre équipe et construites autour de ce système peuvent améliorer encore la protection des données.
Atteindre la responsabilité
La responsabilité et la transparence jouent un rôle important dans toutes les organisations en démontrant que les ressources et les financements sont utilisés efficacement. Sans un système en place, il peut être difficile de répondre aux exigences des donateurs en raison de l’absence de rapports appropriés. Le manque de preuves et de cohérence pour démontrer que le projet atteint les buts et objectifs peut entraver les progrès de l’organisation ou même nuire à sa réputation.
Conclusion
Dans l’ensemble, avec un système de gestion de l’information en place, vous pouvez éviter la perte de qualité des données et suivre plus efficacement l’avancement de vos projets. Un système de gestion de l'information bien construit facilite également la détection précoce des problèmes potentiels et vous permet de fournir des preuves solides sur la manière dont les fonds et les ressources sont alloués au sein de votre organisation. La transition vers un nouveau système de gestion de l’information le plus tôt possible peut améliorer son acceptation et son taux de réussite parmi les parties prenantes. Plus les parties prenantes investissent longtemps dans un système existant, moins elles sont enclines à accepter le changement.