Cuatro razones para implementar ahora un sistema de gestión de la información para sus actividades de M&E
Cuando trabaja en programas humanitarios, de emergencia o de desarrollo, necesita acceso a información actualizada, precisa y oportuna. La gestión de la información se ha vuelto cada vez más importante para respaldar el proceso de M&E de la organización para una mejor recopilación, análisis, generación de informes y visualización de datos. Además, existen riesgos de seguridad e integridad de los datos cuando no se presta la atención adecuada al enfoque de gestión de la información.
En este artículo, veremos cuatro razones por las que es esencial implementar ahora un sistema de gestión de información para sus actividades de seguimiento y evaluación.
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Mejore la eficiencia dentro de su organización
Cambio de gerencia
Cuanto más espere para pasar a un nuevo sistema de gestión de la información, más difícil será, porque será cada vez menos probable que las personas acepten el cambio si se acostumbran a un sistema existente. Peor aún, si no existe ningún sistema, diferentes equipos podrían empezar a crear sus propios sistemas para satisfacer sus necesidades. La gestión temprana del cambio y las expectativas dentro de una organización garantiza una transición más fácil y un éxito más rápido con el nuevo sistema. En tales casos, la asignación estratégica del tiempo y la planificación informada se vuelven invaluables, asegurando que todas las partes interesadas comprendan por qué es necesario el cambio y cómo se verán afectados.
Eche un vistazo al proceso de gestión de cambios en dos organizaciones que han adoptado ActivityInfo para obtener algunas ideas para su propio proceso de gestión:
Mantener los proyectos en marcha
La implementación de un sistema de gestión de la información puede mejorar la eficiencia en toda la organización. Con datos disponibles para la toma de decisiones basada en datos, puede aportar coherencia dentro de los proyectos para lograr sus objetivos y reevaluar qué intervención está funcionando con éxito o no. Adicionalmente, podrá diseñar la implementación de sus actividades en paralelo al diseño de su sistema de información y ayudar a todos a mantenerse informados desde un marco común que permita a la organización alcanzar los resultados deseados.
Promover un sentido común de orientación
Con un sistema de gestión de la información, también puede mejorar la eficiencia operativa al ayudar a crear una dirección común para las personas dentro de la organización y quienes trabajan directamente con los beneficiarios. Esto puede proporcionar una visión clara para tomar decisiones informadas y simplificar el trabajo, a través de un conjunto de procedimientos que pueden implementarse junto con el sistema de gestión de información para definir las mejores prácticas de recopilación, análisis, gestión y almacenamiento de datos. Los equipos de liderazgo dentro de la organización pueden garantizar que se cumplan los entregables y objetivos del proyecto y que todos estén en sintonía.
Mantener la calidad de los datos
La calidad de los datos es un elemento central de las operaciones humanitarias y de desarrollo, ya que los datos se utilizan para tomar decisiones importantes y oportunas cuando se trabaja con los beneficiarios. Contar con un sistema de gestión de la información garantiza que la organización sea capaz de gestionar adecuadamente los datos sin procesar entrantes y transformarlos en información significativa. Esto garantiza la calidad de los datos desde el inicio del proyecto.
Luego, debido a que la información puede recopilarse en diferentes plataformas y en diferentes áreas de presentación de informes, se pueden crear silos de datos. La información fragmentada puede dañar la calidad de los datos e impedirle obtener información útil. Centralizar los esfuerzos de recopilación y gestión de datos conduce a una mejor calidad de los datos, informes más rápidos y, por lo tanto, operaciones más eficientes. En este caso, un sistema de gestión de la información puede resultar un socio valioso.
Mitigar los riesgos de seguridad de los datos
El sector humanitario y de desarrollo a menudo maneja datos sensibles y confidenciales. Con un sistema de gestión de la información, que incluye potentes capacidades de gestión de usuarios, puede garantizar que el acceso a los datos está limitado únicamente al personal autorizado. Luego, políticas y procedimientos adicionales para la gestión de datos dentro de su equipo y creados en torno a este sistema pueden mejorar aún más la protección de datos.
Lograr la rendición de cuentas
La rendición de cuentas y la transparencia desempeñan un papel importante en todas las organizaciones a la hora de demostrar que los recursos y la financiación se utilizan de forma eficaz. Sin un sistema establecido, puede resultar difícil cumplir con los requisitos de los donantes debido a la falta de informes adecuados. La falta de evidencia y coherencia para demostrar que el proyecto está logrando metas y objetivos puede obstaculizar el progreso de la organización o incluso dañar su reputación.
Conclusión
En general, con un sistema de gestión de la información implementado, se puede evitar la pérdida de calidad de los datos y realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos de manera más efectiva. Un sistema de gestión de la información bien construido también facilita la detección temprana de problemas potenciales y le permite proporcionar evidencia sólida sobre cómo se asignan los fondos y recursos dentro de su organización. La transición a un nuevo sistema de gestión de la información lo antes posible puede mejorar su aceptación y tasa de éxito entre las partes interesadas. Cuanto más invierten las partes interesadas en un sistema existente, es menos probable que acepten el cambio.