¿Qué esperan los donantes de un sistema de seguimiento y evaluación a nivel de proyecto?
En un programa grande, el sistema de seguimiento y evaluación a nivel de proyecto es tan vital como el propio sistema de seguimiento y evaluación del programa. Dado que todos los datos y la información se recopilan principalmente a través del sistema de seguimiento y evaluación del proyecto, es fundamental implementar un sistema sólido de seguimiento y evaluación a nivel de proyecto junto con la capacidad/recursos apropiados para que los datos de calidad y oportunos estén disponibles para el nivel de programa. indicadores.
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Entonces, ¿qué debe incluir el sistema de seguimiento y evaluación del proyecto y cómo debe ser?
Como no hay una respuesta rápida a esta pregunta, en este artículo comparto algunos componentes clave del sistema, que pueden mejorar la calidad de los datos para los indicadores a nivel de programa. En aras de la simplicidad, estoy dividiendo el sistema de seguimiento y evaluación en el marco de S&E en sí y la capacidad requerida para administrar el sistema.
Creo que un sistema de seguimiento y evaluación debe planificarse bien. Con esto quiero decir que el sistema debe basarse en requisitos de datos e informes. No se debe apresurar el diseño de un sistema en fases. Debe ser un sistema bien pensado teniendo en cuenta los siguientes pasos:
Paso 1: Evaluación de necesidades y enumeración de los requisitos de presentación de informes
Todo el equipo del proyecto debe participar en esta etapa para que todos estén al tanto de lo que se avecina. Una de las etapas clave de esta fase puede llevarse a cabo mediante el desarrollo de metadatos de indicadores o fichas de referencia de indicadores. Los metadatos del indicador brindan detalles esenciales sobre la definición del indicador, el método de cálculo, el tipo de datos, la dirección deseada del cambio, la fuente de datos, la limitación de datos, etc. y ayudan a garantizar la calidad de los datos. Se cubrirán más detalles en un artículo separado sobre esto.
Paso 2: Desarrollar herramientas de recopilación de datos
En este paso, las herramientas de recopilación de datos se diseñan según el requisito de informe del indicador (desglose de datos) como se menciona en los metadatos del indicador. Por ejemplo, si es necesario desglosar los datos de un indicador por género y provincia, el instrumento de recopilación de datos debe incluir campos para registrar los datos necesarios. Dependiendo de los indicadores, se puede utilizar una única herramienta de recopilación de datos para recopilar datos para múltiples indicadores.
Paso 3: Diseñe una base de datos/análisis/panel
Esto se utilizará para ingresar datos, verificar la calidad de los datos y producir análisis y visualizaciones de datos. Mediante el uso de una base de datos adecuada (en lugar de depender de hojas de cálculo):
- el análisis de datos se puede realizar más rápido y sin ningún apoyo especializado;
- se puede mejorar la calidad de los datos;
- se puede garantizar la integridad de los datos;
- los datos/análisis pueden estar disponibles en tiempo real
Paso 4: Formular un documento de estrategia de seguimiento y evaluación para el proyecto
Para garantizar una puesta en funcionamiento sin problemas del sistema de seguimiento y evaluación, es esencial formular una estrategia (o directrices) de seguimiento y evaluación para el proyecto. Este documento de estrategia debe explicar la Teoría del cambio (ToC), la cadena de resultados, los indicadores, el monitoreo a nivel de campo, la encuesta y las evaluaciones, la recopilación/herramientas de datos, las funciones y responsabilidades, la calidad de los datos, la(s) base(s) de datos, etc. El documento de estrategia debe anexar todas las herramientas de recopilación de datos, capturas de pantalla de la base de datos, hojas de referencia de indicadores, etc. Este documento se utilizará como material de orientación para el equipo responsable de la recopilación de datos y la gestión del sistema.
Paso 5: Implementar la estrategia de Monitoreo y Evaluación
Esto se puede hacer organizando una capacitación de orientación para todo el equipo, incluidos los responsables de la recopilación de datos, la gestión de datos, la calidad de los datos, así como los administradores del programa.
Paso 6: Administrar el sistema
Un sistema de S&E bien diseñado puede desmoronarse si no se gestiona adecuadamente. Esto significa que los datos deben ser monitoreados y debe garantizarse que los datos de calidad se recopilan y se ingresan en el sistema según los metadatos de los indicadores.
Paso 7: Revisar y mejorar el sistema
La experiencia demuestra que ningún sistema de seguimiento y evaluación puede sobrevivir toda la vida de un proyecto sin ninguna mejora. Para que el sistema evolucione continuamente, es esencial incluir nuevas características en el sistema, revisar el material y las herramientas de orientación e incluir más análisis cuando sea necesario.
La capacidad o los recursos para el sistema de seguimiento y evaluación son de igual importancia. Se recomienda contratar personal con antecedentes relevantes. Para diseñar y administrar un sistema de S&E, es importante contar con un equipo de S&E dedicado que cuente con el apoyo de otro personal a nivel del programa. El equipo debe tener un líder de seguimiento y evaluación, apoyado por un científico de datos si es posible, personal de monitoreo a nivel de campo y un desarrollador de base de datos en caso de que se diseñe una base de datos personalizada.
El momento del Sistema de S&E también es esencial. Dado que cualquier retraso en el diseño del sistema puede resultar en la pérdida de datos, se recomienda dedicar los primeros 4 a 6 meses a asegurarse de que el marco de S&E esté implementado y que el personal esté capacitado en el sistema. El proceso de desarrollo de la base de datos puede llevar mucho tiempo y es posible que no esté disponible a tiempo, por lo que los socios implementadores deben hacer esfuerzos oportunos para garantizar que se contrate al equipo adecuado para que el sistema esté listo para cuando comience la recopilación de datos real.
En resumen, un sistema sólido de seguimiento y evaluación a nivel de proyecto que cumpla con los requisitos de presentación de informes de la agencia donante puede ahorrar tiempo, energía y recursos, y permitirá que el proyecto o el socio implementador presenten datos para sus indicadores de manera oportuna.
¿Desea obtener más información sobre cómo configurar un sistema de M&E? Luego, eche un vistazo a "7 pasos para configurar un sistema de Seguimiento y Evaluación".
El equipo de ActivityInfo quisiera agradecer al Sr. Maheed Ullah Fazli Wahid por este artículo.
Maheed Ullah Fazli Wahid es un destacado experto en M&E con experiencia demostrada en el diseño y la gestión de sistemas de M&E para programas multimillonarios centrados en intervenciones humanitarias y de desarrollo. Actualmente, es el Gerente Principal del Sistema de M&E para el Fondo de la UE para los Refugiados en Turquía (FRiT), que es un programa que consta de más de 100 proyectos que cubren proyectos en sectores como Educación, Salud, Medios de subsistencia, Distribución de efectivo, Protección, Infraestructura municipal y Gestión de Migraciones.