Qu'attendent les donateurs d'un système de suivi et d’évaluation au niveau du projet ?
Dans un programme de grande envergure, le système de suivi et d’évaluation au niveau du projet est aussi vital que le système de suivi et d'évaluation du programme lui-même. Étant donné que toutes les données et informations sont principalement collectées via le système de suivi et d’évaluation du projet, il est essentiel de mettre en place un système de suivi et d’évaluation robuste au niveau du projet ainsi que des capacités/ressources appropriées afin que des données de qualité et opportunes soient disponibles pour le niveau du programme. indicateurs.
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Alors, que devrait inclure le système de S&E du projet et à quoi devrait-il ressembler ?
Comme il n'y a pas de réponse rapide à cette question, dans cet article, je partage certains composants clés du système, qui peuvent améliorer la qualité des données pour les indicateurs au niveau du programme. Par souci de simplicité, je divise le système de S&E en le cadre de S&E lui-même et la capacité requise pour gérer le système.
Je pense qu'un système de S&E doit être bien planifié. J'entends par là que le système devrait être fondé sur des exigences en matière de données et de rapports. Il ne faut pas se précipiter lors de la conception d'un système par phases. Il doit s'agir d'un système bien pensé prenant en considération les étapes suivantes :
Étape 1 : Évaluation des besoins et liste des exigences en matière de rapports
Toute l'équipe du projet doit être impliquée dans cette étape afin que chacun soit conscient de ce qui s'en vient. L'une des étapes clés de cette phase peut être réalisée par l'élaboration de méta-données d'indicateurs ou de fiches de référence d'indicateurs. Les métadonnées des indicateurs fournissent des détails essentiels sur la définition de l'indicateur, la méthode de calcul, le type de données, la direction souhaitée du changement, la source des données, la limitation des données, etc. En bref, les métadonnées guident la conception des outils de collecte de données, informent la gestion des données et rapports et aident à garantir la qualité des données. Plus de détails sont couverts dans un article séparé à ce sujet.
Étape 2 : Développer des outils de collecte de données
À cette étape, les outils de collecte de données sont conçus conformément à l'exigence de déclaration des indicateurs (désagrégation des données) telle que mentionnée dans les métadonnées des indicateurs. Par exemple, si les données d'un indicateur doivent être ventilées par sexe et par province, l'instrument de collecte de données doit inclure des champs pour enregistrer les données requises. Selon les indicateurs, un seul outil de collecte de données peut être utilisé pour collecter des données pour plusieurs indicateurs.
Étape 3 : Concevoir une base de données/des analyses/un tableau de bord
Cela sera utilisé pour saisir des données, vérifier la qualité des données et produire des analyses et des visualisations de données. En utilisant une base de données appropriée (plutôt que de s'appuyer sur des feuilles de calcul) :
- l'analyse des données peut être effectuée plus rapidement et sans aucune assistance spécialisée
- la qualité des données peut être améliorée
- l'intégrité des données peut être assurée
- les données/analyses peuvent être disponibles en temps réel
Étape 4 : Formuler un document de stratégie de S&E pour le projet
Afin d'assurer une opérationnalisation harmonieuse du système de S&E, il est essentiel de formuler une stratégie (ou des lignes directrices) de S&E pour le projet. Ce document de stratégie doit expliquer la théorie du changement (ToC), la chaîne de résultats, les indicateurs, le suivi sur le terrain, les enquêtes et les évaluations, la collecte de données/les outils, les rôles et les responsabilités, la qualité des données, la ou les bases de données, etc. Le document de stratégie doit annexer tous les outils de collecte de données, captures d'écran de la base de données, fiches de référence des indicateurs, etc. Ce document servira de support d'orientation pour l'équipe responsable de la collecte des données et de la gestion du système.
Étape 5 : Déployer la stratégie de suivi et d'évaluation
Cela peut être fait en organisant une formation d'orientation pour toute l'équipe, y compris ceux qui sont responsables de la collecte des données, de la gestion des données, de la qualité des données, ainsi que les gestionnaires de programme.
Étape 6 : Gérer le système
Un système de S&E bien conçu peut s'effondrer s'il n'est pas correctement géré. Cela signifie que les données doivent être surveillées et qu'il convient de s'assurer que des données de qualité sont collectées et saisies dans le système conformément aux métadonnées des indicateurs.
Étape 7 : Examiner et améliorer le système
L'expérience montre qu'aucun système de S&E ne peut survivre pendant toute la durée de vie d'un projet sans aucune amélioration. Afin de faire évoluer le système en permanence, il est essentiel d'inclure de nouvelles fonctionnalités dans le système, de réviser les documents d'orientation et les outils et d'inclure davantage d'analyses si nécessaire.
La capacité ou les ressources du système de suivi et d’évaluation sont tout aussi importantes. Il est recommandé d'embaucher du personnel ayant des antécédents pertinents. Pour concevoir et gérer un système de suivi et d’évaluation, il est important d'avoir une équipe de suivi et d’évaluation dédiée qui est soutenue par d'autres membres du personnel au niveau du programme. L'équipe doit avoir un responsable du S&E, soutenu par un spécialiste des données si possible, du personnel de suivi sur le terrain et un développeur de base de données au cas où une base de données personnalisée serait conçue.
Le calendrier du système de suivi et d’évaluation est également essentiel. Étant donné que tout retard dans la conception du système peut entraîner une perte de données, il est recommandé de consacrer les 4 à 6 premiers mois à s'assurer que le cadre de suivi et d’évaluation est en place et que le personnel est formé au système. Le processus de développement de la base de données peut prendre du temps (dans le cas où une base de données personnalisée est requise) et peut ne pas être disponible à temps. Des efforts doivent donc être faits en temps opportun par les partenaires de mise en œuvre pour s'assurer que l'équipe appropriée est engagée pour rendre le système prêt au moment où la collecte de données proprement dite commence.
En résumé, un système de suivi et d'évaluation robuste au niveau du projet qui répond aux exigences de rapport de l'agence donatrice peut économiser du temps, de l'énergie et des ressources, et permettra au projet ou au partenaire de mise en œuvre de soumettre des données pour leurs indicateurs en temps opportun.
Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d'un système de S&E ? Ensuite, jetez également un coup d'œil à « 7 étapes pour mettre en place un système de suivi et d'évaluation ».
L'équipe d'ActivityInfo tient à remercier M. Maheed Ullah Fazli Wahid pour ce guide pratique.
Maheed Ullah Fazli Wahid est un expert de haut niveau en S&E avec une expérience démontrée dans la conception et la gestion de systèmes de S&E pour des programmes de plusieurs milliards de dollars axés sur les interventions humanitaires et de développement. Actuellement, il est le gestionnaire principal du système de S&E pour la Facilité de l'UE pour les réfugiés en Turquie (FRiT), qui est un programme composé de plus de 100 projets couvrant des projets dans des secteurs tels que l'éducation, la santé, les moyens de subsistance, la distribution d'argent, la protection, les infrastructures municipales et gestion des migrations.