Pourquoi choisir un logiciel prêt à l'emploi pour votre flux de travail de gestion de l'information humanitaire
Il y a douze ans, ActivityInfo a entrepris de redéfinir le reporting et la coordination humanitaires en développant un système de gestion de l'information qui simplifie la collecte et le reporting des données. Le système d'exploitation basé sur le Web, l'application mobile de collecte de données et le serveur autogéré sont quelques-unes des capacités d'ActivityInfo conçues pour soutenir les praticiens du suivi et de l'évaluation dans les organisations humanitaires dans divers contextes. La plateforme a été développée dans le but de faciliter le suivi des progrès, la collaboration et la prise de décision efficace malgré les environnements turbulents dans lesquels opèrent les humanitaires. Aujourd'hui, ActivityInfo est utilisé par des milliers d'organisations dans plus de 70 pays pour le suivi de la réponse des partenaires et d'autres activités dans divers secteurs.
Parfois, ces systèmes de gestion de l'information ont été développés par des personnes talentueuses qui sont passées à de nouveaux rôles, laissant le système dans les limbes. Dans d'autres cas, un agent de S&E héroïque est obligé d'assembler un désordre complexe de différents outils avec une généreuse portion de ruban adhésif pour répondre aux besoins urgents qui finissent par s'effondrer sous leur propre poids.
Dans le pire des cas, un projet de développement coûteux est abandonné en raison de dépassements de budget qui ne permettent pas de fournir une solution fonctionnelle.
Bien qu'il existe certainement des exemples de réussite de solutions maison qui ont passé l'épreuve du temps, ActivityInfo s'est avéré être une solution à moindre risque et plus durable pour les besoins de gestion de l'information de votre organisation. Dans l'article ci-dessous, nous discuterons de certains des compromis entre le développement personnalisé, les outils open source et les solutions prêtes à l'emploi.
Options d'acquisition d'un système de gestion de l'information
Le développement de logiciels personnalisés signifie un logiciel sur mesure spécialement conçu pour les besoins spécifiques d'une organisation. Le développement personnalisé peut signifier développer un logiciel entièrement nouveau ou ajouter des fonctionnalités à un logiciel existant. Des développeurs internes ou externes peuvent contribuer à ce processus. Les organisations peuvent apprécier cette approche en raison de la propriété du code source, de la précision des fonctionnalités requises et de la flexibilité nécessaire pour maintenir et mettre à jour le logiciel à l'avenir.
Un logiciel prêt à l'emploi fait référence à une solution standardisée prête à l'emploi, disponible à l'achat et à l'utilisation immédiate. De tels produits sont développés pour être facilement implémentés dans des systèmes existants, sans personnalisation.
Une autre alternative est le logiciel open source, qui est gratuit. Les utilisateurs ont généralement la possibilité de faire des modifications techniques de leur côté et de distribuer leurs versions du programme. Cela signifie que les utilisateurs sont également les administrateurs et sont responsables de la configuration des serveurs, de la configuration de l'hébergement et de la gestion continue de toutes les technologies, de la sécurité et des mises à jour. Certains outils sont plus complexes et vous aurez peut-être besoin de consultants dédiés pour configurer et rationaliser vos programmes.
Quand les logiciels prêts à l'emploi l'emportent sur les logiciels personnalisés et les outils open source dans le contexte humanitaire
Immédiateté d'utilisation
L'achat de logiciels prêts à l'emploi est une option plus intéressante car vous pouvez immédiatement commencer à utiliser leurs fonctions, tandis que le déploiement de logiciels personnalisés ou d'outils open source prend plus de temps. Cette approche agile vous permet d'accélérer le processus et permet à votre personnel de se familiariser avec les fonctionnalités qui répondent à leurs besoins. Le plus souvent, les solutions prêtes à l'emploi offrent une période d'essai, au cours de laquelle vous pouvez décider si les fonctions logicielles répondent aux objectifs de votre organisation et augmentent la productivité. Comme les applications logicielles commerciales ont été testées et utilisées par d'autres clients, des tests et un débogage approfondis ne sont pas nécessaires.
La personnalisation de votre système, en sélectionnant soit un logiciel développé sur mesure, soit un outil open source, nécessite beaucoup de temps. Le processus implique de longues recherches pour définir la portée de vos projets et de multiples phases de test avec vos utilisateurs finaux. Il est également important de noter que la conception d'un système de gestion de l'information dans le contexte humanitaire est particulièrement difficile et prend plus de temps que dans le secteur commercial (Falagara Sigala et al., 2020).
Pour ces raisons, les logiciels prêts à l'emploi conviennent parfaitement aux opérations humanitaires. Les missions humanitaires sont souvent menées dans des environnements changeants et chaotiques, qui nécessitent des actions urgentes, ce qui signifie des contraintes de temps pour le personnel. Par conséquent, il est crucial de disposer d'un système pouvant être adapté rapidement à leurs routines humanitaires et déployé à leur propre rythme, afin d'assurer la qualité des informations d'entrée pour une réponse efficace aux crises.
Coût à vie
Les logiciels prêts à l'emploi sont attrayants lorsque le coût de la durée de vie est pris en considération. L'utilisation de logiciels prêts à l'emploi entraîne des coûts initiaux inférieurs, car vous payez généralement un abonnement mensuel ou annuel pour l'utiliser, plutôt que d'investir dans sa création à partir de zéro. De même, les coûts de développement sont partagés avec d'autres utilisateurs et les coûts de possession à long terme peuvent être inférieurs à ceux d'un développement personnalisé (McGuire, 2011). Cela coûte également moins cher de tester un logiciel standard, en particulier lorsqu'une version d'essai est disponible. Avec les organisations humanitaires à but non lucratif, qui travaillent souvent avec des budgets serrés et dépendent fortement du financement des donateurs, une solution prête à l'emploi pourrait être la meilleure option.
Avec le développement de logiciels personnalisés, la nature entièrement intégrée et la personnalisation sans fin nécessitent un investissement initial considérable. De plus, bien que le système puisse parfaitement répondre aux besoins de l'organisation au point de livraison, sans maintenance continue, il peut commencer à ralentir vos opérations.
Par rapport à un outil open source, il peut sembler que le prix d'un logiciel prêt à l'emploi est trop élevé pour que les organisations humanitaires en tiennent compte. Cependant, vous devez tenir compte des coûts sur la durée de vie, pas seulement des logiciels initiaux et des coûts d'hébergement. Des coûts supplémentaires pour les logiciels open source augmenteront au fil du temps, y compris la maintenance, le développement, les services gérés et les responsabilités administratives. De plus, avec les logiciels open source, votre organisation devra également assumer la responsabilité de la sécurité du logiciel et de l'infrastructure de service.
Documentation disponible et assistance supplémentaire
Lorsque vous utilisez un logiciel prêts à l'emploi, vous trouverez souvent une grande base de données de documentation de support pour vous aider à naviguer dans ses fonctionnalités disponibles. Une entreprise doit développer depuis longtemps son logiciel standard, ce qui lui permet de comprendre les besoins des utilisateurs et les problèmes fréquemment rencontrés. En tant que tel, il y aura probablement une plus grande richesse de supports, tels que des guides de l'utilisateur, des articles du centre d'aide, des webinaires et des FAQ, sur lesquels vous pourrez compter. Dans le même temps, les logiciels prêts à l'emploi sont généralement accompagnés d'un accord de niveau de service et d'une équipe d'assistance expérimentée. Cela signifie que vous pouvez obtenir un accès direct aux développeurs du logiciel pour obtenir de l'aide lorsque vous en avez besoin.
En termes de développement de logiciels personnalisés, la formation initiale peut être fournie par vos développeurs, mais il peut être plus difficile de recevoir une assistance par la suite. Les organisations humanitaires ont souvent un taux de rotation élevé du personnel et souffrent souvent d'un manque de personnel formé (Falagara Sigala et al., 2020). Il est probable qu'il n'y aura pas suffisamment de personnel familiarisé avec le logiciel au sein de l'organisation (soit en interne, soit du côté du développeur).
Bien qu'un outil open source puisse être la solution pour vous aider à étirer vos budgets informatiques, le support technique n'est pas toujours garanti en cas de problème avec votre logiciel. Bien que vous puissiez recourir aux communautés en ligne pour obtenir des conseils, l'assistance à un prix et personne n'est obligé de vous aider. Et s'il y a un problème urgent, des agences et des consultants qualifiés proposent un prix élevé et un engagement à long terme.
Quelques autres points à considérer
Si vous envisagez de développer des logiciels personnalisés (à la fois en interne et en externe), vous devez tenir compte d'un risque substantiel d'échec ou de dépassement de budget. Selon un rapport du Standish Group, 31 % des projets de développement de logiciels seront annulés avant leur achèvement, et 53 % des projets dépasseront le budget de près de deux fois (189 %) le budget initial. Si vous décidez que la personnalisation de votre propre logiciel n'est plus viable après avoir déjà investi, du temps et de l'argent précieux dans vos efforts ont déjà été sacrifiés. De plus, détourner l'attention de vos compétences de base en tant que coordonnateurs humanitaires pour entreprendre une entreprise interne massive, telle que le développement de logiciels informatiques, peut mettre vos opérations humanitaires en danger.
Si vous décidez d'adopter un logiciel prêts à l'emploi, déterminez également si le logiciel en question a été conçu pour des organisations comme la vôtre. Bien qu'ActivityInfo présente certaines similitudes avec des systèmes de gestion de la relation client (CRM) hautement personnalisables tels que Salesforce ou Microsoft Dynamics, ActivityInfo a été conçu dès le départ pour les organisations travaillant dans des environnements difficiles et propose des fonctionnalités essentielles telles que la disponibilité hors ligne et une collecte de données mobiles parfaitement intégrée qui manquent naturellement aux CRM conçus pour les équipes de vente.
Pas besoin de réinventer la roue avec ActivityInfo
ActivityInfo a été conçu pour offrir aux organisations toute la flexibilité dont elles ont besoin pour créer la solution qu'elles auraient développée elles-mêmes, de la manière la plus rentable possible. S'appuyant sur douze années de recherche et d'expérience pratique dans le développement de systèmes de gestion de l'information humanitaire, ActivityInfo comprend bien les routines humanitaires complexes et le paysage humanitaire en constante évolution. Notre solution comprend un logiciel de gestion des informations Software-as-a-Service (SaaS), une application mobile de collecte de données et une version autogérée.
Depuis plus de dix ans, nous fournissons ActivityInfo en tant que service à des milliers d'utilisateurs dans plus de 70 pays avec une disponibilité de 99,95 %. Si vous envisagez de mettre en place une base de données pour surveiller la réponse dans votre pays ou votre région, planifiez un appel avec nous pour discuter plus en détail de vos besoins ou commencez immédiatement avec notre essai gratuit de 30 jours.
Si vous avez besoin d'aide supplémentaire pour évaluer les options de choix d'un logiciel commercial prêt à l'emploi, de développement de logiciels à partir de zéro ou d'opter pour un outil open source, voici un livre blanc en anglais dans lequel nous approfondissons les avantages et les inconvénients de chacun solution.
Les références
(1) : Falagara Sigala, I., Kettinger, W.J. et Wakolbinger, T. (2020), "Digitizing the field: designing ERP systems for Triple-A humanitarian supply chains", Journal of Humanitarian Logistics and Supply Chain Management, Vol. 10 No. 2, pp. 231-260. https://doi.org/10.1108/JHLSCM-08-2019-0049
(2) : McGuire, G. (2011). Handbook of Humanitarian Health Care Logistics. International Association of Public Health Logisticians. https://iaphl.org/resources/publications/handbook-of-humanitarian-health-care-logistics/