¿Por qué elegir un software listo para usar para su flujo de trabajo de gestión de información humanitaria?
Hace doce años, ActivityInfo se propuso redefinir la coordinación y los informes humanitarios mediante el desarrollo de un sistema de gestión de información que simplifica la recopilación y el informe de datos. El sistema operativo basado en la web, la aplicación de recopilación de datos móviles y el servidor autoadministrado son algunas de las capacidades de ActivityInfo diseñadas para ayudar a los profesionales de seguimiento y evaluación en organizaciones humanitarias en una variedad de entornos. La plataforma se ha desarrollado con el objetivo de facilitar el seguimiento del progreso, la colaboración y la toma de decisiones efectiva a pesar de los entornos turbulentos en los que operan los trabajadores humanitarios. Hoy, ActivityInfo está siendo utilizado por miles de organizaciones en más de 50 países para monitorear la respuesta de los socios y otras actividades en varios sectores.
A veces, estos sistemas de gestión de la información fueron desarrollados por personas talentosas que pasaron a nuevos roles, dejando el sistema en el limbo. En otros casos, un heroico oficial de S&E se ve obligado a unir un complejo lío de diferentes herramientas con una generosa ayuda de cinta adhesiva para satisfacer necesidades urgentes que finalmente colapsan por su propio peso.
En el peor de los casos, se abandona un proyecto de desarrollo costoso debido a que los presupuestos se exceden y no logran entregar una solución que funcione.
Si bien existen algunas historias de éxito de soluciones locales que han superado la prueba del tiempo, ActivityInfo ha demostrado ser una solución de menor riesgo y más sostenible para las necesidades de gestión de la información de su organización. En la publicación a continuación, analizaremos algunas de las compensaciones entre el desarrollo personalizado, las herramientas de código abierto y las soluciones listas para usar.
Opciones para adquirir un sistema de gestión de la información
El desarrollo de software personalizado significa software hecho a medida diseñado específicamente para los requisitos específicos de una organización. El desarrollo personalizado puede significar desarrollar software completamente nuevo o agregar características al software existente. Los desarrolladores internos o externos pueden contribuir a este proceso. Las organizaciones pueden valorar este enfoque debido a la propiedad del código fuente, la precisión de las características requeridas y la flexibilidad para mantener y actualizar el software en el futuro.
El software listo para usar se refiere a una solución estandarizada lista para usar disponible para comprar y usar de inmediato. Dichos productos están desarrollados para implementarse fácilmente en los sistemas existentes, sin personalización.
Otra alternativa es el software de código abierto, que es de uso gratuito. Los usuarios tienden a tener la capacidad de hacer modificaciones técnicas por su parte y distribuir sus versiones del programa. Esto significa que los usuarios también son los administradores y son responsables de instalar los servidores, configurar el alojamiento y la administración continua de toda la tecnología, la seguridad y las actualizaciones. Algunas herramientas son más complejas y es posible que necesite consultores dedicados para configurar y optimizar sus programas.
Cuando el software listo para usar supera al software personalizado y las herramientas de código abierto en el contexto humanitario
Inmediatez de uso
La compra de software listo para usar es una opción más atractiva porque puede comenzar a usar sus funciones de inmediato, mientras que la implementación de software personalizado o herramientas de código abierto lleva más tiempo. Este enfoque ágil le permite acelerar el proceso y que su personal se familiarice con las funciones que se ajustan a sus necesidades. La mayoría de las veces, las soluciones estándar ofrecen un período de prueba, en el que se puede decidir si las funciones del software cumplen con los objetivos de su organización y aumentan la productividad. Dado que las aplicaciones de software comerciales se han probado y utilizado entre otros clientes, no se requieren pruebas ni depuraciones exhaustivas.
Mientras tanto, personalizar su sistema, seleccionando un software desarrollado a medida o una herramienta de código abierto, requiere mucho tiempo para completarse. El proceso implica una larga investigación para definir el alcance de sus proyectos y múltiples fases de prueba con sus usuarios finales. También es importante tener en cuenta que diseñar un sistema de gestión de la información en el contexto humanitario es particularmente desafiante y lleva más tiempo que en el sector comercial (Falagara Sigala et al., 2020).
Por estas razones, el software listo para usar es una buena opción para las operaciones humanitarias. Las misiones humanitarias a menudo se llevan a cabo en entornos caóticos y que cambian rápidamente, lo que requiere acciones urgentes y eso significa limitaciones de tiempo para el personal. Como resultado, es fundamental contar con un sistema que pueda adaptarse rápidamente a sus rutinas humanitarias y desplegarse a su propio ritmo, para garantizar la calidad de la información de entrada para una respuesta eficaz a las crisis.
Costo de por vida
El software listo para usar es atractivo cuando se tiene en cuenta el costo de por vida. El uso de software listo para usar tiene costos iniciales más bajos, ya que normalmente paga una suscripción mensual o anual para usarlo, en lugar de invertir en construirlo desde cero. Asimismo, los costos de desarrollo se comparten con otros usuarios, y los costos de propiedad a largo plazo pueden ser más bajos que para el desarrollo personalizado (McGuire, 2011). También cuesta menos probar el software comercial, especialmente cuando hay una versión de prueba disponible. Con las organizaciones humanitarias sin fines de lucro, que a menudo trabajan con presupuestos ajustados y una alta dependencia de la financiación de los donantes, una solución lista para usar podría ser la mejor opción.
Con el desarrollo de software personalizado, construirlo desde cero y una personalización infinita requerirá una inversión inicial considerablemente grande.. Además, aunque el sistema podría adaptarse perfectamente a las necesidades de la organización en el punto de entrega, sin un mantenimiento continuo, puede comenzar a ralentizar sus operaciones.
En comparación con una herramienta de código abierto, puede parecer que el precio del software comercial es demasiado alto para que las organizaciones humanitarias lo consideren. Sin embargo, debe considerar los costos de por vida, no solo los costos iniciales de software y alojamiento. Con el tiempo, se acumularán costos adicionales para el software de código abierto, incluidos el mantenimiento, el desarrollo, los servicios administrados y las responsabilidades administrativas. Además, con el software de código abierto, su organización también deberá asumir la responsabilidad de la seguridad del software y la infraestructura de servicio.
Documentación disponible y soporte adicional
Mientras utiliza el producto listo para usar comercialmente disponible, a menudo encontrará una gran base de datos de documentación de apoyo para ayudarlo a navegar por sus funciones disponibles. Una empresa debería haber estado desarrollando su software listo para usar durante mucho tiempo, lo que les permite comprender los requisitos de los usuarios y los problemas que se encuentran con frecuencia. Como tal, es probable que haya una mayor cantidad de materiales de apoyo, como guías de usuario, artículos del centro de ayuda, seminarios web y preguntas frecuentes, en los que puede confiar. Al mismo tiempo, el software listo para usar generalmente viene con un Acuerdo de nivel de servicio(SLA) y un equipo de soporte experimentado. Esto significa que puede obtener acceso directo a los desarrolladores del software para obtener ayuda cuando la necesite.
En términos de desarrollo de software personalizado, sus desarrolladores pueden proporcionar capacitación inicial, pero puede ser más difícil recibir soporte en el futuro. Las organizaciones humanitarias suelen tener una alta tasa de rotación de personal y, a menudo, carecen de personal capacitado (Falagara Sigala et al., 2020). Es probable que no haya una cantidad adecuada de personal familiarizado con el software dentro de la organización (ya sea internamente o del lado del desarrollador).
Si bien una herramienta de código abierto podría ser la solución para ayudar a estirar sus presupuestos de TI, el soporte técnico no siempre está garantizado cuando hay un problema con su software. Aunque puede recurrir a comunidades en línea para obtener asesoramiento, el soporte tiene un precio de tiempo y nadie está obligado a ayudar. Y si hay un problema urgente, las agencias y consultores calificados tienen un precio superior y un compromiso a largo plazo.
Algunos otros puntos a considerar
Si está pensando en el desarrollo de software personalizado (tanto interna como externamente), debe considerar un riesgo sustancial de fracaso o de sobrepaso del presupuesto. Según un informe de The Standish Group, el 31 % de los proyectos de desarrollo de software se cancelarán antes de completarse, y el 53 % de los proyectos superarán el presupuesto en casi el doble (189 %) de lo presupuestado originalmente. Si decide que personalizar su propio software ya no es viable después de haber invertido, ya habrá sacrificado tiempo y dinero valiosos en sus esfuerzos. Además, desviar el enfoque de su competencia principal como coordinadores humanitarios para asumir una tarea interna masiva, como el desarrollo de software de TI, puede poner en riesgo sus operaciones humanitarias.
Si decide adoptar software listo para usar, también considere si el software en particular ha sido diseñado pensando en organizaciones como la suya. Si bien ActivityInfo tiene algunas similitudes con los sistemas de administración de relaciones con los clientes (CRM) altamente personalizables como Salesforce o Microsoft Dynamics, ActivityInfo se creó desde cero para organizaciones que trabajan en entornos desafiantes. Por lo tanto, presenta funcionalidades esenciales como la disponibilidad sin conexión y una aplicación de recopilación de datos móviles perfectamente integrada de las que naturalmente carecen los CRM creados para los equipos de ventas.
No es necesario reinventar la rueda con ActivityInfo
ActivityInfo ha sido diseñado para ofrecer a las organizaciones toda la flexibilidad que necesitan para crear la solución que ellos mismos habrían desarrollado, de la forma más rentable posible. Basado en más de doce años de investigación y experiencia práctica en el desarrollo de sistemas de gestión de información humanitaria, ActivityInfo comprende bien las complejas rutinas humanitarias y el panorama humanitario en constante cambio. Nuestra solución incluye software de gestión de información de software como servicio (SaaS), una aplicación de recopilación de datos móviles y una versión autogestionada.
Tenemos un historial de más de diez años de proporcionar ActivityInfo como servicio a miles de usuarios en más de 70 países con una disponibilidad del 99,95 %. Si planea configurar una base de datos para monitorear la respuesta en su país o región, programe una llamada con nosotros para discutir sus necesidades más a fondo o comience de inmediato con nuestra prueba gratuita de 30 días.
Si necesita más ayuda para evaluar las opciones de elegir un software comercial listo para usar, desarrollar software desde cero u optar por una herramienta de código abierto, aquí hay un documento técnico en inglés en el que profundizamos en los pros y los contras de cada solución.
Referencias
- (1): Falagara Sigala, I., Kettinger, W.J. y Wakolbinger, T. (2020), "Digitizing the field: designing ERP systems for Triple-A humanitarian supply chains", Journal of Humanitarian Logistics and Supply Chain Management, Vol. 10 No. 2, pp. 231-260. https://doi.org/10.1108/JHLSCM-08-2019-0049
- (2): McGuire, G. (2011). Handbook of Humanitarian Health Care Logistics. International Association of Public Health Logisticians. https://iaphl.org/resources/publications/handbook-of-humanitarian-health-care-logistics/