Operations Manager - Fulltime - Den Haag

This position has been closed.

Help ons een bedrijf te runnen dat een belangrijke rol speelt in humanitaire hulp wereldwijd!

De Operations Manager ondersteunt de Executive Director van het bedrijf om ervoor te zorgen dat alle bedrijfsprocessen van BeDataDriven correct, betrouwbaar en efficiënt worden uitgevoerd.

BeDataDriven is een klein maar groeiend softwarebedrijf (momenteel 20 FTE) dat ActivityInfo ontwikkelt, een datamanagementplatform ter ondersteuning van humanitaire hulp en andere organisaties die actief zijn in de sociale sector in meer dan 100 landen.

Het betreft een functie met een breed scala aan verantwoordelijkheden en ruimte voor groei. We verwachten van jou dat je niet alleen de huidige processen implementeert, maar deze ook voortdurend verbetert en nieuwe processen implementeert naarmate het bedrijf groeit.

Deze fulltimefunctie vindt plaats op ons kantoor in Den Haag, met de flexibiliteit om 2-3 dagen per week thuis te werken.

Waar je aan gaat werken

Financiën en boekhouding

  • Onderhoudt contact met ons externe accountantskantoor om te zorgen voor een soepele afronding van het maandelijkse afsluitingsproces
  • Onderhoud en monitor de cashflow forecast tracker en andere financiële modellen
  • Zorg ervoor dat de kosten binnen het budget blijven en zoek waar mogelijk naar mogelijkheden om de kosten te verlagen
  • Opstellen en indienen van de kwartaalaangifte BTW
  • Opstellen jaarverslagen

Facturering en facturatie

  • Bewaak geautomatiseerde bestel- en factureringssystemen
  • Opvolgen van onbetaalde facturen

Leveranciersbeheer

  • Zorg ervoor dat we een efficiënt proces hebben voor het beheren van leveranciersrekeningen en betalingen
  • Zorg ervoor dat leveranciers op tijd worden betaald
  • Verifieer de automatische verwerking van leveranciersfacturen om ervoor te zorgen dat we de kosten bijhouden ten opzichte van ons budget.

Personeelszaken

  • Publiceer en volg vacatures en sollicitaties.
  • Contracten opstellen voor nieuwe medewerkers
  • Definieer onboarding/offboarding-checklists en zorg ervoor dat deze worden gevolgd
  • Contact onderhouden met onze Arbodienst om ervoor te zorgen dat het ziekteverzuim wordt geregistreerd en dat wij voldoen aan de relevante regelgeving
  • Zorg ervoor dat de salarisadministratie op tijd wordtribunt afgerond
  • Beheer onkostendeclaraties en betalingen indien nodig
  • Organiseer het benodigde reisarrangement en de benodigde documentatie
  • Zorg ervoor dat zowel de externe medewerkers als de medewerkers op ons kantoor de omgeving hebben die ze nodig hebben om effectief te kunnen werken
  • Organiseer teambuilding evenementen voor personeel

Informatietechnologie

  • Ondersteun de transitie van het bedrijf naar Chrome OS
  • Contacten onderhouden met onze leveranciers om ervoor te zorgen dat medewerkers ondersteuning krijgen bij IT-problemen.
  • Nieuwe apparaten bestellen en uitreiken aan medewerkers

Risicobeheer

  • Zorg ervoor dat het bedrijf relevante verzekeringen heeft
  • Zorg ervoor dat het bedrijf voldoet aan de relevante Nederlandse veiligheidsvoorschriften op de werkplek
  • Bedrijf preventiemedewerker
  • Draag bij aan het ISO-27001-gecertificeerde informatiebeveiligingsbeheersysteem van het bedrijf.

Welke kwalificaties je moet hebben

  • Aandacht voor detail
  • Bewezen organisatorische vaardigheden, inclusief timemanagement
  • Ervaring met budgetteren en forecasten
  • Bekendheid met zakelijke en financiële principes
  • Sterk geschreven en gesproken Engels en Nederlands
  • HBO-niveau diploma in Business, Operations Management of een gerelateerd vakgebied, of aantoonbaar HBO denkniveau en relevante ervaring.

Wat wij bieden

  • Een salaris van €3500 - €4500 per maand (exclusief belastingen, en inclusief 8% vakantiegeld maandelijks betaald), afhankelijk van ervaring
  • Bijdrage aan een pensioenregeling
  • 25 vakantiedagen per jaar
  • Een OV-kaart voor woon-werkverkeer
  • Tijd en budget voor professionele ontwikkeling